Suntem cu toții ocupați, ceea ce înseamnă că majoritatea dintre noi caută orice tip de pârghie pe care o putem găsi pentru a ne folosi timpul mai eficient și a face mai multe. Deși există nenumărate aplicații de productivitate, Microsoft To-Do este o opțiune excelentă pentru cei care caută o aplicație gratuită, relativ ușor de utilizat. Dacă utilizați Microsoft To-Do, puteți folosi aceste șapte sfaturi pentru a face mai multe.
1. Programează datele scadente
Deși puteți adăuga sarcini la lista dvs. de activități Microsoft fără alte prevederi, este de obicei util să includeți date scadente, astfel încât să puteți prioritiza elementele în funcție de momentul în care trebuie să le finalizați. Din fericire, este ușor să adăugați date limită la orice sarcină, atât atunci când o creați, cât și prin editarea sarcinii după ce o adăugați în listă.
Când adăugați o sarcină nouă, puteți adăuga o dată limită apăsând „Setați data scadentă” în stânga jos. De asemenea, puteți face ca sarcina să se repete ori de câte ori aveți nevoie sau puteți să setați un memento dacă este necesar.
Pentru a adăuga o dată scadentă sau a edita una pentru o sarcină care a fost deja creată, faceți clic pe sarcină, apoi apăsați pe „Adăugați data scadentă” pentru a selecta o dată. Dacă sarcina are deja o dată limită, o puteți atinge pentru a face modificări.
2. Folosiți ziua mea pentru a planifica dinainte
Aplicația Microsoft To-Do include o listă unică etichetată „Ziua mea”. Această listă vă poate ajuta să organizați sarcinile din oricare dintre listele dvs. într-un singur loc – în plus, puteți adăuga sarcini unice la această listă fără a le introduce în altă parte. Pentru cineva care jonglează cu mai multe liste de activități în aplicația Microsoft To Do, My Day vă poate ajuta cu adevărat să vă gestionați timpul cu înțelepciune, astfel încât nicio sarcină să nu treacă prin fisuri.
Pentru a adăuga un nou articol în Ziua mea, faceți clic pe balonul cu semnul plus (+) din partea dreaptă jos a ecranului. De acolo, adăugați o sarcină la fel ca în orice altă listă și apăsați pe bifa pentru a salva. Dacă nu atribuiți această sarcină unei liste existente, aplicația o va salva automat în lista „Sarcini”, în plus față de lista Zilele mele.
De asemenea, puteți adăuga elemente din celelalte liste de sarcini ale dvs. în Ziua mea apăsând butonul care spune „Sugestii” în centrul de jos al ecranului. Dacă un element pe care doriți să-l adăugați în Ziua mea nu apare sub „Sugerate”, puteți accesa lista în care ați salvat articolul, deschideți sarcina și alegeți „Adăugați la Ziua mea” din opțiunile enumerate mai jos. titlul sarcinii.
Dacă utilizați Ziua mea, amintiți-vă că lista se resetează zilnic la miezul nopții, astfel încât toate sarcinile pe care nu le îndepliniți în ziua respectivă vor cădea de pe listă. Cu toate acestea, acestea vor apărea în secțiunea „Sugestii”, astfel încât să le puteți adăuga înapoi la lista dvs.
3. Personalizați liste
Uneori este greu să distingeți cu ușurință care listă de sarcini de făcut este care atunci când le aruncați rapid o privire. Cu toate acestea, Microsoft To-Do oferă câteva opțiuni excelente de personalizare a listelor pentru a vă ajuta să evitați această problemă.
În primul rând, puteți numi fiecare listă de sarcini orice doriți și puteți chiar include emoji în titlu. Acest lucru vă poate ajuta să descifrați cu ușurință lista de sarcini de lucru din, să zicem, lista de treburi de acasă sau lista de cumpărături. Puteți adăuga emoji la listele dvs. în două locuri: în locul pictogramei implicite a listei de verificare sau în titlul listei.
Pentru a adăuga pictograma în pictograma listei de verificare, deschideți meniul pentru a redenumi lista, apoi faceți clic pe butonul emoji (fața cu semnul plus) pentru a selecta un emoji pentru listă. Pentru a adăuga un emoji la titlu, pur și simplu deschideți emoji-urile de pe tastatura smartphone-ului și introduceți-le așa cum ați face cu literele.
Pe lângă utilizarea emoji-urilor, puteți personaliza și tema fiecărei liste de sarcini pentru a o ajuta să iasă în evidență. Puteți fie să personalizați colorarea listei cu una dintre cele 14 opțiuni de culoare oferite de Microsoft, fie să alegeți o temă foto (dar numai dintre opțiunile oferite de Microsoft).
4. Creați subsarcini pentru a rămâne pe drumul cel bun
În timp ce unele dintre sarcinile dvs. de pe lista de sarcini pot fi simple, altele pot implica mai mulți pași. Studiile arată că împărțirea acelor sarcini mai mari în pași mai mici vă crește efectiv productivitatea. Din fericire, Microsoft To-Do face acest proces ușor de realizat cu subsarcini sau pași.
După ce ați creat o sarcină, faceți clic pe sarcină pentru a o edita. Din acest meniu, aveți opțiunea de „adăugare pas”, care creează sarcini secundare în cadrul sarcinii. Puteți să adăugați oricât de mulți pași aveți nevoie, să bifați fiecare pas pe măsură ce îl finalizați și să urmăriți progresul dvs. cu contorul de rulare a câți pași sunt față de câți ați finalizat.
Crearea de sarcini secundare vă poate ajuta cu adevărat să vă asigurați că nu pierdeți niciun pas din cadrul procesului atunci când finalizați sarcini mai complexe. Cu toate acestea, chiar și după ce bifați toți pașii dintr-o sarcină, Microsoft To-Do nu va bifa automat sarcina principală, așa că va trebui să bifați în continuare întreaga sarcină din lista de sarcini odată ce toți pașii sunt finalizați. efectuat.
5. Utilizați etichete (#Tags) pentru a sorta sarcinile
Uneori, sarcinile din liste diferite necesită aceeași concentrare, elemente sau locație. În aceste cazuri, probabil că are sens să le faci în același timp, dar poate fi greu să realizezi asta dacă nu poți să te uiți la toate listele de sarcini simultan. Cu toate acestea, Microsoft To-Do face acest lucru destul de simplu prin utilizarea hastag-urilor.
Puteți adăuga etichete atunci când creați prima activitate sau editând sarcina după ce a fost creată. De asemenea, puteți adăuga etichete în orice parte a sarcinii, cum ar fi titlul, nota sau chiar subsarcinile din sarcina principală. Indiferent de locul în care adăugați eticheta, veți vedea în continuare sarcina atunci când căutați eticheta folosind căutarea din partea dreaptă sus a paginii principale a aplicației.
6. Partajați-vă listele de activități Microsoft
Indiferent dacă lucrați cu o întreagă echipă de oameni sau dacă aveți o listă de cumpărături care rulează pentru gospodăria dvs., există momente în care trebuie să partajați o listă cu Microsoft To-Do cu altcineva. Din fericire, este destul de ușor de făcut prin text sau e-mail.
Pentru a vă partaja lista cu altcineva, faceți clic pe pictograma „Partajare” din partea dreaptă sus a listei. De acolo, veți avea opțiunea de a trimite o invitație oricui prin e-mail, mesaj text sau chiar o aplicație de socializare sau o aplicație de mesagerie instantanee precum Slack.
Odată ce partajați lista cu alții, aceștia vor putea adăuga ei înșiși sarcini sau puteți atribui sarcini oricăror persoane care au acces la listă. De asemenea, puteți revoca oricând accesul la listă din setările „Gestionați accesul”.
7. Programați o comandă rapidă Microsoft To-Do Siri (pentru utilizatorii de iPhone)
Dacă ai puțin timp și folosești un iPhone, îți poți crește productivitatea și mai mult adăugând o comandă rapidă Siri pentru Microsoft To-Do. Pentru a adăuga o comandă rapidă Siri, urmați acești pași:
- Din setările pentru To-Do, selectați „Comenzi rapide Siri”.
- Atingeți pictograma plus (+) de lângă elementul pentru care doriți să adăugați o comandă rapidă (cum ar fi adăugarea unei sarcini sau deschiderea unei liste).
- Alegeți expresia pe care doriți să o utilizați cu Siri pentru a executa sarcina, apoi sub „de făcut”, selectați lista la care doriți să fie adăugat elementul și setați orice pași suplimentari cu butonul „Afișați mai multe”.
- După ce ați ales toate setările de care aveți nevoie, faceți clic pe „Înapoi -> Adăugați la Siri”.
întrebări frecvente
1. Cum mă poate ajuta Microsoft To-Do să lucrez mai eficient?
Microsoft To-Do este o aplicație simplă de gestionare a sarcinilor care oferă multe funcții gratuite. Cu To-Do, puteți să creați liste de sarcini, să adăugați subsarcini, să partajați liste și să colaborați cu alții și să vă integrați lista de sarcini cu Outlook Calendar sau alte aplicații.
2. Ce aplicații se pot integra cu Microsoft To-Do?
La fel ca majoritatea aplicațiilor Microsoft, Microsoft To-Do se integrează cu ușurință cu orice din familia Office 365. Cu toate acestea, integrarea cu majoritatea aplicațiilor din afara familiei Microsoft necesită o aplicație de automatizare terță parte, cum ar fi Zapier.
3. Care sunt limitările Microsoft To-Do?
În timp ce Microsoft To-Do oferă multe funcții excelente, vine cu unele limitări. De exemplu, To-Do nu oferă prea multe în ceea ce privește integrarea cu aplicații terțe. În plus, nu puteți adăuga note sau date limită la subsarcini, ci doar la sarcina principală. De asemenea, nu există o modalitate de a accesa rapoarte despre productivitatea dvs., pe care unii oameni le consideră benefice.
