Unul dintre beneficiile mai mari pentru lucrul la un document în cloud este abilitatea de a-l partaja în timp real. Nu mai trebuie să treceți prin editări pentru a încerca să mențineți un document coerent; acum toată lumea poate cipă același document și chiar îl poate edita în același timp. Deși foarte utile, există probleme care apar în mod firesc atunci când mai multe persoane editează același document. Într-o zi s-ar putea să deschideți documentul pentru a afla că au avut loc o mulțime de modificări, dintre care unele nu sunteți de acord!
Din fericire, cu orice software bun care permite editarea în colaborare, există o modalitate de a afla cine a făcut modificările și de a le reveni la o versiune anterioară. Iată cum să o faceți în Google Docs.
Vizualizarea modificărilor
În acest exemplu vom analiza un document care a suferit modificări. Cineva a încercat să adauge o imagine la acest articol despre Tutankhamun, dar făcând acest lucru au șters din greșeală un paragraf deasupra imaginii care discuta despre primii săi ani și despre părinți.
Din fericire, putem totuși recupera paragraful, chiar dacă a fost șters. Mai întâi, faceți clic pe „Fișier”, apoi pe „Vedeți istoricul reviziilor”. Puteți apăsa alternativ tasta rapidă „Ctrl + Alt + Shift + H”, deși acest lucru poate fi greu de reținut!
Istoricul reviziilor va apărea. Ce se întâmplă aici este că Google Docs „își amintește” diferite stări ale articolului pe măsură ce este scris. De asemenea, înregistrează cine a scris ce intrare, astfel încât să puteți privi înapoi și să vedeți cine a editat documentul.
Dacă parcurgem istoria, putem vedea că documentul nostru a fost editat de Paul:
Putem face clic pe fiecare revizuire pentru a vedea modificările care au fost făcute în acea versiune a istoricului documentului. Rețineți că trebuie să faceți clic pe caseta de selectare „Afișați modificările” din partea de jos a istoricului reviziilor pentru a le vedea.
Când priviți modificările din cadrul unei revizuiri, orice text care a fost editat va fi colorat în aceeași culoare cu utilizatorul care a editat-o. În acest caz, culoarea lui Paul este violet, astfel încât toate modificările sale vor apărea violet. Textul colorat cu o linie prin el este ceea ce utilizatorul a șters, în timp ce textul colorat fără o linie prin el este ceea ce a fost adăugat.
Parcurgând modificările, putem vedea momentul în care Paul a șters accidental paragraful nostru:
Acum, că știm când s-a făcut ediția, este timpul să o recuperăm!
Restabilirea reviziilor
În primul rând, vom selecta revizuirea chiar înainte ca paragraful să fie șters.
Acum, în partea stângă sus, există un buton numit „Restabiliți această revizuire”. Faceți clic pe aceasta.
Apoi, faceți clic pe „Restaurare” în fereastra pop-up care apare.
Documentul revine acum la starea sa veche. Rețineți că orice revizuire făcută după momentul acestei revizuiri specifice este încă salvată. Revenirea la o versiune mai veche nu va șterge sau suprascrie automat nicio revizie care a venit ulterior. Putem folosi acest lucru pentru a transfera conținutul adăugat în versiunile mai noi în acesta, astfel încât să putem păstra paragraful șters, asigurându-ne, de asemenea, că activitatea colaboratorului nostru este încă intactă.
Funcția „Sugestie” Google Doc
În viitor, dacă doriți să evitați aceste dureri de cap, spuneți autorilor dvs. să activeze „Modul de sugestie”. Puteți face acest lucru dând clic pe caseta din partea dreaptă sus care scrie „Editare” și schimbându-l în „Sugerare”. În momentul scrierii, nu există nicio modalitate de a forța autorii să folosească acest mod, așa că va trebui să le cereți să facă acest lucru manual. Dacă ambii editați fișierul în același timp, puteți face acest lucru prin chatul documentului.
Când oamenii editează documentul cu sugestii activate, modificările vor apărea mai degrabă ca o sugestie decât ca o modificare reală. Aceasta înseamnă că nu puteți șterge fizic text; dacă încercați, Google Docs va marca pur și simplu textul pentru ștergere. La fel, dacă adăugați ceva, Google Docs îl va adăuga ca un supliment sugerat la articol. Un jurnal al fiecărei editări va apărea în partea dreaptă și îi permite autorului să explice modificările lor dacă doresc.
Pentru ca modificările să devină „reale”, acestea trebuie acceptate sau refuzate. Acest lucru se face prin casetele care apar în dreapta oricăror modificări.
Dacă faceți clic pe caseta de selectare, editarea este acceptată și implementată în documentul corespunzător. Dacă faceți clic pe simbolul cruce, schimbarea va reveni la ceea ce a fost inițial. În exemplul de mai sus, dacă colaboratorul nostru folosea sugestii pentru a face modificările lor, am fi putut accepta cererea de adăugare pentru imaginea și paragraful lor și am refuza solicitarea de ștergere pentru propriul nostru paragraf. Mult mai ușor!
Editarea editării
Când colaborați cu alții, poate fi frustrant să vedeți părți importante șterse sau modificate accidental. Cu istoricul reviziilor puteți muta ultima stare ideală a documentului și reveniți la el. Chiar mai bine, cu modul „Sugestii” activat, puteți parcurge fiecare modificare și o puteți aproba sau refuza după cum doriți.
Folosiți regulat Google Docs pentru a colabora la documente? Spuneți-ne mai jos!
