De ce ar trebui să vă arhivați e-mailurile și cum puteți face acest lucru

Este amuzant să vedem cât de repede soluțiile noastre tehnologice trec de la o soluție digitală robustă la o problemă digitală fragilă. Luați de exemplu e-mailurile. A avea un cont de e-mail înseamnă că nu pierdeți niciodată un mesaj prin care vi s-a trimis, nu? Dezavantajele sunt că nu puteți găsi niciodată un mesaj cu adevărat odată ce crește cantitatea de e-mailuri pe care le stocați și, practic, toate e-mailurile sunt stocate într-o singură locație pe computerul dvs. și atât de vulnerabile la pierderi.

Desigur, este posibil ca computerul dvs. să fie copiat (și ar trebui să faceți acest lucru dacă ați realizat că nu), dar să aveți o copie de rezervă este un lucru – restabilirea e-mailurilor în programul dvs. de e-mail este un alt lucru.

Făcându-l manual

Cel mai rapid și mai simplu mod de a face backup pentru e-mailurile vitale este, desigur, să le trageți într-un folder și să le stocați pe o unitate USB. Majoritatea programelor de e-mail de pe majoritatea platformelor vor deschide un e-mail liber, care va include probabil orice atașament. Totul este bine, dar chestia despre un client de e-mail este că vă păstrează e-mailurile într-o bază de date (teoretic) căutabilă. O colecție liberă de fișiere dintr-un folder securizează datele, dar nu este în niciun caz o resursă căutabilă.

Puteți fi un pic mai organizat în legătură cu acesta și puteți trage e-mailuri despre activarea contului, numerele de serie ale produselor, chitanțele din achiziții etc., dar este un pic dureros să trebuiască să păstrați toate acestea actualizate manual.

Soluții freeware

Soluția este un serviciu de arhivare a e-mailurilor. Veți găsi multe servicii acolo, dar majoritatea au tonuri foarte corporative. Există unele, în special cele populare MailStore , care oferă o versiune gratuită a software-ului lor corporativ pentru uz casnic.

Aceasta este o soluție mult mai bună pentru a vă păstra e-mailurile în siguranță și nu doar în siguranță, ci accesibilă. Pe lângă faptul că faceți o copie de rezervă a e-mailurilor dvs. în afara locației, într-o locație digitală îndepărtată, puteți să vă restaurați e-mailurile chiar din locul în care au provenit din software-ul clientului. De asemenea, puteți căuta în e-mailurile din copie de rezervă pentru detalii relevante precum expeditorul și datele.

Cel mai mare avantaj al utilizării unui serviciu dedicat de arhivare a e-mailurilor, mai degrabă decât al unei backup-uri generale în afara site-ului sau al realizării manuale, este simplu: e-mailurile dvs. nu sunt doar căutabile, ci restaurabile. Ca un avantaj secundar, acest lucru înseamnă, de asemenea, că dacă aveți e-mailurile stocate într-o bază de date externă, vă este mai ușoară migrarea e-mailurilor. Dacă schimbați computerul, de exemplu, dacă vă actualizați mașina desktop principală, una dintre cele mai mari surse de durere este să vă porniți clientul de e-mail de la zero, fără a avea acces la e-mailul dvs. vechi.

Cu o copie de rezervă în afara site-ului, care poate fi ușor restaurată pentru orice client, puteți doar să preluați toate e-mailurile de la șeful dvs., soția dvs., furnizorul dvs. principal de software și să continuați de parcă nu s-ar fi întâmplat nimic. Acest lucru este mult mai ușor decât implementarea instrumentelor de export și import de e-mail sau piratarea manuală a bazelor de date, care a fost soluția standard de mult timp.

Pe măsură ce ne mutăm într-o perioadă a întregului dvs. loc de muncă și a vieții la domiciliu stocate în e-mail, este logic să luați măsuri pentru a-l asigura.

În practică

Folosind Mailstore ca exemplu, este foarte simplu de utilizat. Odată ce software-ul a fost descărcat și instalat, la rulare, vă confruntați cu un tablou de bord.

În stânga aveți o listă detaliată a tuturor rapoartelor pe care le puteți face.

În centru aveți link-uri rapide pentru sarcini comune.

Și în dreapta aveți tabloul de bord.

Pentru a începe, trebuie să faceți clic pe linkul „arhivă e-mail” din coloana centrală. Acest lucru vă duce la panoul de e-mail arhivă.

Arhivele sunt guvernate de „profiluri”, astfel încât fiecare e-mail pe care doriți să îl copiați trebuie să creeze un profil. Faceți acest lucru fie tastând adresa de e-mail în câmpul de creare a profilului, fie selectând un anumit protocol din meniul derulant avansat.

Vi se va cere să introduceți parola pentru a autoriza accesul.

Odată ce software-ul v-a chestionat contul de e-mail pe internet pentru a-l verifica, noul dvs. profil va fi creat.

Un profil va fi creat în tabloul de bord, iar acum puteți face dublu clic pe el pentru a fi arhivat de pe server pe computer.

Notă: deoarece software-ul vorbește direct cu serverul dvs. de e-mail, această mașină de arhivare nu trebuie să fie nici măcar mașina dvs. de e-mail, ceea ce este util pentru copiile de rezervă în afara site-ului.

Odată ce ați terminat, e-mailul dvs. va fi backup și căutat utilizând software-ul Mailstore.

Concluzie

Sperăm că acest lucru v-a dat câteva idei pentru a vă ajuta să simțiți că e-mailurile dvs. sunt o resursă și nu o grămadă de gunoi. Nu are rost să-i aștepți, cu excepția cazului în care poți ajunge la cele de care ai nevoie, iar arhivarea e-mailurilor este cu siguranță un pas în direcția corectă.

Dacă aveți gânduri despre arhivarea e-mailurilor, vă rugăm să ne anunțați în comentariile de mai jos.

Credit de imagine: Yuri Samoilov