Der vollständige Leitfaden zu Todoist-Filtern

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Wenn du Todoist bereits verwendest, um dein Leben im Auge zu behalten, fragst du dich vielleicht, wie du es noch nützlicher machen kannst. Die einfache Antwort: Todoist-Filter. Diese haben die Möglichkeit, alle Ihre Aufgaben zu rationalisieren und besser zu organisieren, insbesondere wenn Sie so viele Aufgaben hinzugefügt haben, dass Sie nicht einmal wissen, wo Sie anfangen sollen. Die gute Nachricht ist, dass Sie integrierte Filter verwenden oder Ihre eigenen erstellen können. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Was sind Todoist-Filter?

Todoist hat bereits eine praktische Suchleiste, um Aufgaben schnell zu finden. Todoist-Filter gehen jedoch noch einen Schritt weiter, indem sie es dir ermöglichen, benutzerdefinierte Suchen für diejenigen zu erstellen, die du häufig verwendest. Beispielsweise können Sie einen Filter für Anrufe oder E-Mails erstellen, auf die Sie bis zum Ende des Tages antworten müssen. Sie können nach Tag und Fälligkeitsdatum filtern, um schnell nur diese Aufgaben zu sehen.

Der vollständige Leitfaden zur Todoist-Filtersuche

Wenn Sie einige hundert Aufgaben auf Ihrer To-Do-Liste haben, reicht es nicht aus, einfach durchzublättern. Selbst wenn Sie sie sorgfältig mit Tags und Priorität kategorisieren, könnten Sie wertvolle Zeit damit verschwenden, das zu finden, was Sie brauchen, und könnten leicht eine wichtige Aufgabe verpassen.

Um wirklich zu sehen, wie nützlich Todoist-Filter sein können, stellen wir uns vor, ein vielbeschäftigter Berufstätiger hat mehrere hundert Aufgaben für die Woche aufgelistet. Dies kann eine Mischung aus E-Mails, Anrufen, Projekten und sogar Dingen sein, die auf dem Heimweg zu erledigen sind. Wenn sie sich zu Beginn des Tages anmelden, um ihre Aufgaben zu sehen, wollen sie sofort mit der Arbeit beginnen.

Sie erstellen einen Filter, um zunächst nur Aufgaben mit höchster Priorität anzuzeigen. Sie passen den Filter weiter an, um Aufgaben anzuzeigen, die an diesem Tag fällig sind, möglicherweise sogar Aufgaben, die vor dem Mittagessen fällig sind. Wenn sie morgens immer E-Mails bearbeiten, die vom Vortag übrig geblieben sind, würden sie den Filter noch einmal anpassen, um nur E-Mail-Aufgaben anzuzeigen. Plötzlich zeigt diese extrem lange Liste nur die wenigen Aufgaben, die die Person erledigen muss, sobald sie an diesem Tag mit der Arbeit beginnt.

Dasselbe gilt für den Tagesablauf. Sie würden Aufgaben nach Heimat zusammen mit dem aktuellen Tag filtern. Sie können auch nach Personen filtern, wenn sie anstehende Aufgaben (z. B. außerschulische Schulaktivitäten) für ihre Kinder, Ehepartner, Freunde oder Wohltätigkeitsorganisationen sehen möchten.

Die besten Todoist-Standardfilter

Todoist gibt dir standardmäßig ein paar Filter. Diese können je nach verwendeter Plattform variieren. Für diesen Beitrag verwende ich die kostenlose Webversion.

Die folgenden Filter sind standardmäßig enthalten, ohne dass Sie etwas erstellen müssen:

  • Mir zugewiesen – listet nur Aufgaben auf, die Ihnen zugewiesen sind
  • Priorität 1 – listet Aufgaben auf, die als Priorität 1 gekennzeichnet sind
  • Kein Fälligkeitsdatum – listet nur Aufgaben ohne Fälligkeitsdatum auf
  • Alle anzeigen – zeigt alle Ihre Aufgaben in einer Liste an
Die vollständige Anleitung zu Todoist-Filterstandards

Wenn Sie nicht alle vier sehen, machen Sie sich keine Sorgen: Möglicherweise haben Sie nur ein paar davon. Verwenden Sie sie jedoch, um zu testen, wie Filter funktionieren. Sie können sogar auf das Bearbeitungssymbol (Bleistift) neben einem Filter klicken, um die verwendeten Abfragedetails anzuzeigen. Dies hilft Ihnen, sich besser mit der Erstellung Ihrer eigenen Filter vertraut zu machen.

Die vollständige Anleitung zur Standardabfrage von Todoist-Filtern

Von diesen Standardeinstellungen sind Priorität 1 und Mir zugewiesen wahrscheinlich die nützlichsten, da Sie schnell erkennen können, was Ihre dringenderen Aufgaben sein könnten.

Eigene Filter erstellen

Im Großen und Ganzen sind die standardmäßigen Todoist-Filter extrem einfach und möglicherweise nicht allzu hilfreich. Dann ist es am besten, eigene Filter zu erstellen.

Um die Filter zu verbessern, ist es wichtig, beim Erstellen von Aufgaben Labels, Daten (falls zutreffend) und Prioritäten zu verwenden. Andernfalls ist es schwierig, Filter basierend auf diesen Kriterien zu erstellen. Sie können Labels erstellen, wenn Sie eine Aufgabe erstellen oder bearbeiten oder indem Sie den Abschnitt „Filter & Labels“ verwenden.

Der vollständige Leitfaden zu Todoist-Filtern Aufgaben erstellen
  1. Um Ihren eigenen Filter zu erstellen, wählen Sie im linken Bereich „Filter & Labels“. Ziehen Sie auf Android das Menü von unten nach oben und wählen Sie „Filter“. Tippen Sie in iOS auf „<“, um das Menü zu öffnen, und wählen Sie „Filter & Labels“.
  1. Wählen Sie neben „Filter“ das „+” Schaltfläche, um einen neuen Filter hinzuzufügen. (Für dieses Beispiel erstelle ich einen Filter, der überfällige Aufgaben anzeigt. Dies funktioniert gut für Aufgaben, die übersehen werden, aber noch erledigt werden müssen. Dies funktioniert nur, wenn Ihre Aufgaben ein Fälligkeitsdatum haben.)
Die vollständige Anleitung zu Todoist-Filtern Filter erstellen
  1. Geben Sie zunächst einen Namen für Ihren Filter ein. Verwenden Sie etwas Beschreibendes, damit Sie sich daran erinnern, wofür es ist.
  2. Geben Sie Ihre Filterabfrage ein. In diesem Fall ist es nur ein einziges Wort: „überfällig“. (Sie können auch „od“ verwenden.) Sie können weitere Details hinzufügen, z. B. eine Bezeichnung, um nur überfällige Aufgaben für ein bestimmtes Projekt anzuzeigen. Wählen Sie dann eine Farbe für Ihren Filter aus (falls Sie möchten). Ich finde, dass die Farbcodierung bei meiner eigenen persönlichen Organisation hilft. Wählen Sie schließlich aus, ob Sie es zu Ihren Favoriten hinzufügen möchten. (Sie können dies später tun.)
  3. Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um den Filter zu erstellen.
Der vollständige Leitfaden zu Todoist-Filtern Filter überfällig erstellen

Wenn Sie jetzt auf den Filternamen klicken, erhalten Sie eine Liste mit überfälligen Aufgaben.

Beim Erstellen einfacher Filter sind einige Dinge zu beachten:

  • Wenn Ihre Abfrage auf einem Label basiert, verwenden Sie immer das Symbol „@“ vor dem Namen des Labels, z. B. „@work“.
  • Bezieht sich Ihre Abfrage auf ein Projekt/Hauptkapitel oder nur auf ein Unterkapitel, verwenden Sie immer ein „#“ vor dem Namen, z. B. „#Posteingang“.
  • Wenn Sie möchten, dass Ihre Abfrage einen Hauptabschnitt mit allen Unterabschnitten enthält, verwenden Sie „##“ vor dem Namen.
  • Wenn Sie einen bestimmten Unterabschnitt ausschließen möchten, fügen Sie ein „!“ hinzu. vor dem Namen des Unterabschnitts, z. B. „##Posteingang & !#Followups“. (Dies schließt alle Abschnitte im übergeordneten Abschnitt „Posteingang“ ein, ausgenommen alles aus dem Unterabschnitt „Followups“).
  • Wenn Sie Abschnitte mit demselben Namen in mehreren Projekten suchen möchten, verwenden Sie „/“ vor dem Namen, z. B. „/E-Mails“, was ein Unterabschnitt in mehreren übergeordneten Abschnitten sein könnte.

Eine Liste der nützlichsten Filter finden Sie im Abschnitt „Die nützlichsten Filter“ weiter unten. Wenn du weitere Informationen möchtest, lies weiter, um zu erfahren, wie du erweiterte Todoist-Filter erstellen kannst.

Erweiterte Todoist-Filter erstellen

Das Erstellen eines einfachen Filters ist ziemlich einfach. Verwenden Sie einfach den Namen einer Bezeichnung, eines Abschnitts, eines Datums oder eines bestimmten Wortes oder Satzes (z. B. überfällig, wiederkehrend, kein Datum, keine Bezeichnung). Sie sind jedoch nicht auf ein einzelnes Filterkriterium beschränkt. Im obigen Abschnitt haben Sie beispielsweise gesehen, wie Sie einen Unterabschnitt in einem Filter ausschließen.

Bevor Sie erweiterte Filter erstellen, sollten Sie wissen, dass einige Filtertypen nur für Premium-Benutzer bestimmt sind. Außerdem sind kostenlose Benutzer auf nur drei Filter gleichzeitig beschränkt.

Um mehrere Kriterien zu verwenden, verwenden Sie die folgenden Operatoren:

  • „&“ (und) – Verwenden Sie dies, um zwei Kriterien zu kombinieren, z. B. „Heute & überfällig“ oder „Heute & #Posteingang“. Aufgaben müssen beide Kriterien erfüllen, um in die Liste aufgenommen zu werden.
  • „|“ (oder) – Verwenden Sie dies, um nach dem einen oder anderen Kriterium zu filtern. Aufgaben können beide Kriterien erfüllen, z. B. „Heute | Priorität 1“ oder „@work | @Artikel.”
  • “!” (ausschließen) – Verwenden Sie dies, um etwas vom Filter auszuschließen. Beispielsweise könnte ich in meinem Posteingang nach Aufgaben suchen, die nicht als Artikel mit „#Posteingang & [email protected]“ gekennzeichnet sind.
  • Kombiniere mehrere Filter mit Kommas – Wenn du einen noch fortschrittlicheren Todoist-Filter möchtest, erstelle mehrere Filter und trenne sie durch Kommas. Suchen Sie beispielsweise nach morgen fälligen Aufgaben der Priorität 1 und überfälligen Aufgaben der Priorität 2 mit „p1 & morgen, p2 & überfällig“.
Die vollständige Anleitung zu Todoist Filters Advanced Filter
  • „*“ (Platzhalter) – Gestalten Sie Ihren Filter umfassender mit einem Platzhaltersymbol. Suchen Sie beispielsweise nach allen Aufgaben, die jemandem mit dem Nachnamen Crowder zugewiesen wurden, mit „zugewiesen an: * crowder“.

Sie können mehrere Kriterien in Klammern setzen. Beispiel: „(morgen | überfällig) & #Posteingang.“ Dies würde Aufgaben anzeigen, die entweder morgen fällig oder überfällig sind, und im Abschnitt Posteingang angezeigt werden.

Wenn Sie es lieben, Suchfilter in allen von Ihnen verwendeten Produktivitäts-Apps zu erstellen, lernen Sie, wie Sie SVERWEIS in Excel und Google Sheets beherrschen.

Nützlichste Filter

Um dir den Einstieg zu erleichtern, hat Todoist eine KI-Filterabfragegenerator. Es wird die Dinge vielleicht nicht ganz richtig machen, aber kann Ihnen einen Ausgangspunkt geben.

Die vollständige Anleitung zu Todoist-Filtern Filtergenerator

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen, um Ihre eigenen Filter zu erstellen, sollten Sie einige der nützlichsten Filterabfragen verwenden, darunter:

  • Zugeteilt von: Name – Finden Sie Aufgaben, die von einer bestimmten Person zugewiesen wurden. Sie können „me“ als Namen für sich selbst verwenden.
  • Zugewiesen an: Name – Finden Sie Aufgaben, die einer bestimmten Person zugewiesen sind. Dies ist großartig, um nur die Ihnen zugewiesenen Aufgaben zu sehen. Stelle einfach sicher, dass du den Namen der Person in Todoist verwendest. Wenn beispielsweise jemand Robert Jones heißt, er aber in Todoist als Bob Jones aufgeführt ist, verwende Bob Jones in deinem Filter.
  • (heute | überfällig) & #Projektname – Ersetzen Sie #Projektname durch Ihr gewünschtes Projekt/Ihren gewünschten Abschnitt. Verwenden Sie dies jeden Morgen, um zu sehen, was heute fällig ist und was von gestern überfällig ist.
  • fällig vor: Datum und fällig nach: Datum – Sehen Sie sich Aufgaben an, die vor oder nach einem bestimmten Datum fällig sind. Sie können Tage oder Uhrzeiten verwenden, z. B. „fällig vor: 10. Februar“ oder „fällig nach: 16 Uhr“.
  • wiederkehrend – Sehen Sie alle wiederkehrenden Aufgaben. Sie können auch Label- oder Projekt-/Bereichsfilter hinzufügen, um Ihre Suche besser zu filtern.
  • kein Datum, Keine Zeit, !zugewiesen – Diese sind perfekt, um alle Aufgaben zu sehen, die kein Datum, keine Uhrzeit oder zugewiesene Person haben. Wenn Sie Aufgaben delegieren und planen, können Sie diese drei häufig verwenden.
  • p1, p2, p3, und p4 – Filtern Sie basierend auf dem Prioritätslabel. Sie können auch „keine Priorität“ verwenden, um Aufgaben ohne aufgeführte Priorität anzuzeigen.
  • erstellt, vorher erstelltund danach erstellt – Finden Sie Aufgaben, die an, vor oder nach einem Datum oder einer Anzahl von Tagen erstellt wurden. Suchen Sie beispielsweise Aufgaben, die vor zwei Wochen erstellt wurden, mit „erstellt nach: -14 Tagen“. Oder siehe Aufgaben, die vor dem 1. Dezember 2021 erstellt wurden, mit „erstellt vor: 1. Dezember 2021“.
  • Suche – Wenn Sie eine einfache Stichwortsuche durchführen möchten, verwenden Sie „Suche: Stichwort“, um nur nach diesem Wort zu filtern. Kombinieren Sie dies mit anderen Kriterien, um Ihre Suche auf nur einen Abschnitt oder ein Label zu beschränken.

Todoist-Filter-Inspiration finden

Willst du ein Meister der Todoist-Filter werden? Alles, was Sie brauchen, ist die richtige Inspiration. Der Doist-Blog hat 24 unglaubliche und äußerst nützliche Filter um Sie schnell zu organisieren. Dies sind auch großartige Beispiele für die Verwendung komplexerer Filter.

Der beste Ort, um Inspiration zu finden oder Hilfe beim Erstellen erweiterter Filter zu erhalten, ist jedoch die r/todoist-Subreddit. Die aktive Community von mehr als 40.000 hilft immer gerne und zeigt ihre eigenen Todoist-Filter, Tipps und Tricks. Dieser Fadenzum Beispiel, geht es speziell darum, Inspiration für Filter zu finden.

Häufig gestellte Fragen

1. Wie kann ich schneller auf meine am häufigsten verwendeten Filter zugreifen?

Wenn Sie nur wenige Filter haben, ist es kein Problem, zum Abschnitt „Filter & Labels“ zu gehen. Wenn Sie jedoch Dutzende von Filtern haben, kann es zeitaufwändig sein, den richtigen zu finden.

Sie können einen beliebigen Filter zu Ihrer Favoritenliste hinzufügen (die in der Seitenleiste oder im Menü in den Apps angezeigt wird), indem Sie auf das Herzsymbol neben dem Filternamen klicken oder tippen. Suchen Sie dann einfach unter Favoriten nach Ihrem Filter.

Wenn Sie den Namen oder zumindest einen Teil des Namens Ihres Filters kennen, beginnen Sie alternativ mit der Eingabe in das Suchfeld und klicken Sie auf das entsprechende Filterergebnis.

2. Kann ich abgeschlossene Aufgaben filtern?

Derzeit gelten Todoist-Filter nicht für erledigte Aufgaben. Um abgeschlossene Aufgaben anzuzeigen, öffnen Sie das entsprechende Projekt, klicken Sie auf das Menüsymbol mit den drei Punkten neben dem Projekt und wählen Sie „Erledigte Aufgaben anzeigen“.

3. Muss ich für alle meine Suchen einen Filter erstellen?

Nein. Sie können beliebige Filterkriterien in das Suchfeld eingeben. Filter sind für Suchvorgänge konzipiert, die Sie häufig durchführen, insbesondere für komplexe Suchvorgänge. Anstatt sie jedes Mal einzugeben, klicken Sie einfach auf den Filternamen. Wenn Sie eine Suche selten verwenden, müssen Sie sie nicht als Filter speichern, wenn Sie dies nicht möchten.

4. Wie kann ich meine Filter organisieren?

Filter können leicht außer Kontrolle geraten. Es gibt mehrere Möglichkeiten, sie zu organisieren:

  • Fügen Sie Ihre am häufigsten verwendeten zu Favoriten hinzu.
  • Gruppieren Sie ähnliche Filter mit farbcodierten Labels.
  • Ziehen und ablegen, um Filter nach Ihren Wünschen in Ihrer Filter & Labels-Liste zu organisieren.
  • Wenn Sie Filter nicht mehr verwenden, löschen Sie sie. Je weniger Filter Sie haben, desto einfacher ist es, das zu finden, was Sie brauchen.

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