Sfaturi simple pe care le puteți utiliza pentru a organiza mai bine fișierele în Dropbox

Einfache Tipps, mit denen Sie Dateien in Dropbox besser organisieren können

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Dropbox ist ein fantastisches Cloud-basiertes Produktivitätswerkzeug, mit dem Sie offline speichern und überall auf Ihre Inhalte zugreifen können, wo Sie einen Browser ausführen können. Das Problem mit Datei-Dumps jeglicher Art ist jedoch, dass sie sehr unorganisiert werden können, wenn Sie nicht sehr vorsichtig sind.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie Ihre Dropbox auffrischen und aus einem Stapel von Dingen in eine organisierte Ressource verwandeln können.

Ressource gegen Unordnung

Es gibt einen deutlichen Unterschied zwischen einem Haufen Zeug und einer Ressource. Einige Leute haben zum Beispiel riesige Unordnung um ihre Schreibtische und werden sagen, dass sie alles behalten müssen, weil irgendwo wichtige Informationen drin sind.

Offensichtlich ist dies nicht ideal und massiv ineffizient. Das Zeug, das Sie haben, ist keine Ressource, wenn Sie auf nichts davon zugreifen können. Eine Bibliothek ist eine Ressource, aber dieser Stapel von Belegen, Softwarehandbüchern, Ausdrucken und Kabeln neben einem Schreibtisch ist nur ein Chaos.

Natürlich verdoppelt sich dies im digitalen Zeitalter, wenn Unordnung auch in Computer und Offline-Speicherwolken eindringt.

1. Reduzieren Sie die Unordnung

Machen Sie zunächst Speicherplatz frei – durchsuchen Sie jede Datei in Ihrer Dropbox und löschen Sie alles, was veraltet, irrelevant oder dupliziert ist. Wenn Sie nur wenige Dateien haben, ist dies natürlich einfach manuell.

Ein guter Tipp ist, die Dateien in jedem Ordner nach “Geändert” zu sortieren, indem Sie auf den Spaltenkopf klicken. Manchmal ist es einfacher zu erkennen, welche Dateien unübersichtlich sind und welche verwendet werden, indem Sie notieren, wie oft Sie darauf zugreifen. Wenn eine Datei seit zwei Jahren nicht mehr berührt wurde, können Sie sie wahrscheinlich nicht mehr verwenden.

Eine gute Strategie ist die Verwendung einer Verwaltungs-App von Drittanbietern wie JoliCloud um Ihnen einen etwas besseren Zugriff auf die Dateidaten zu ermöglichen und die Anordnung zu vereinfachen. Melden Sie sich mit Ihrer Facebook- oder Google-ID an, um Zugriff zu erhalten.

Sobald Sie angemeldet sind, können Sie weitere Cloud-Speicherkonten hinzufügen, um eine Komplettlösung für Ihr Cloud-Management zu erstellen.

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Während wir über Dateien sprechen, ist hier ein Pro-Tipp: Es gibt eine versteckte Funktion in Dropbox, in der “Verlauf” oder frühere Versionen von Dateien gespeichert werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Datei und Sie können eine frühere Version wiederherstellen. Dies ist praktisch, wenn Sie versehentlich eine Datei überschreiben, indem Sie sie über eine frühere Version kopieren, während Sie Dinge verschieben.

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Erstellen Sie Ordner und gruppieren Sie Ihre Dateien nach Typ. Wenn Sie bereits Ordner in Ihrer Dropbox haben, sollten Sie neue Hauptordner erstellen und Ihre vorhandenen Ordner per Drag & Drop in diese Ordner ziehen. Versuchen Sie, alle Ordner auf einem Bildschirm zu halten, da das Scrollen nach oben und unten Zeit verschwendet. Stellen Sie bei Videos, Audios, Grafiken usw. sicher, dass Sie Ihre Hauptordner entsprechend benennen.

Wenn Sie Hunderte von Dateien in vielen Ordnern haben, müssen Sie möglicherweise intelligenter arbeiten und Tools verwenden, um den Prozess zu unterstützen.

2. Duplikate suchen

Android-Nutzer haben diesbezüglich großes Glück. Das Ungetrübt Mit der App können Sie sich in Ihren Cloud-Bereich einloggen (und das ist jeder Cloud-Bereich wie Dropbox, aber auch Google Drive, Onedrive, Box und Mega) und viele Statistiken und Informationen abrufen, die Ihnen als Standard-Dropbox-Benutzer nicht zur Verfügung stehen zum Beispiel.

Unter normalen Umständen können Sie in Dropbox die Dateigröße nur sehen, wenn Sie auf die Dateien klicken. Erst dann wird die Größe rechts neben der Datei in der Kopfzeile angezeigt. Sehr komisch.

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Das Wichtigste bei der Reduzierung des Speicherplatzbedarfs ist natürlich die Suche nach Duplikaten. Dieselbe Datei in zwei verschiedenen Verzeichnissen nimmt unnötig doppelt so viel Speicherplatz ein, wie sie sollte. Dies kann den Unterschied bedeuten, ob Sie Dropbox weiterhin kostenlos nutzen können oder ein Premium-Konto eröffnen müssen.

Windows- und Mac-Benutzer möchten möglicherweise eine Desktop-App wie ausprobieren Einfacher Duplikatfinder (EDF), um doppelte Dateien zu finden. Mit EDF können Sie sich bei Ihrem Dropbox-Konto anmelden und Ordner auswählen, die Sie ein- und ausschließen möchten.

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Anschließend können Sie die Ordner durchsuchen und erhalten einen Bericht darüber, welche Dateien Duplikate sind.

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3. Gleichermaßen teilen und freigeben

Eine andere Sache, die Sie versuchen könnten, Dinge zu bereinigen, ist das Trennen von freigegebenen Dateien. Es ist zunächst nicht sofort offensichtlich, aber Ihr Dateibereich auf Dropbox besteht sowohl aus Dateien, die Sie persönlich hochgeladen haben, als auch aus Dateien in den Bereichen anderer Personen, die für Sie freigegeben sind. In Wirklichkeit werden die freigegebenen Dateien in Ihren Speicherplatz “kopiert”, obwohl sie angeblich verknüpft sind, da die Dateizuordnung auf Ihre Gesamtsumme angerechnet wird.

Um zu überprüfen, wie viel Speicherplatz Sie in Freigaben gebunden haben, klicken Sie auf Ihren Kontonamen (mit dem Bild von Ihnen), dann auf Einstellungen und dann auf die Registerkarte Konto. Es wird aufgelistet, wie Ihre Dateien angeordnet sind und wie viel Sie geteilt haben.

Dropbox-Tidy-Share-Verteilung

Überprüfen Sie die Freigabeeigenschaften einzelner Dateien, indem Sie mit der rechten Maustaste klicken und dann freigeben. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben Ihrem Namen und dann auf “Meinen Zugriff entfernen”, um die Verbindung zu den Dateien zu trennen und Speicherplatz freizugeben.

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Sie können auch die von Ihnen freigegebenen Dateien überprüfen (aus Sicherheitsgründen möchten Sie möglicherweise den Zugriff widerrufen), indem Sie auf den Link Freigabe klicken

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und Links im linken Menü:

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Fazit

Wenn Sie all diese Techniken verwenden, können Sie Platz (und damit Geld) sparen und Ihre Dropbox effizienter gestalten, indem Sie die Anzahl der Dateien, freigegebenen Dateien und Duplikate reduzieren und Ihre Dateien und Ordner neu organisieren.

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