Das Erstellen einer Dropdown-Liste in Ihrer Excel-Tabelle kann dazu beitragen, die Effizienz Ihrer Arbeit zu steigern. Dies kann nützlich sein, insbesondere wenn Sie möchten, dass Ihre Mitarbeiter bestimmte Informationen bereitstellen, die für das Unternehmen relevant sein können. Mithilfe einer Excel-Dropdown-Liste können Sie genau steuern, was in eine Zelle eingegeben werden kann, indem Sie den Benutzern die Möglichkeit geben, aus einer vordefinierten Liste auszuwählen.
Wenn Sie einer Zelle eine Dropdown-Liste hinzufügen, wird daneben ein Pfeil angezeigt. Durch Klicken auf diesen Pfeil wird die Liste geöffnet und der Benutzer kann eines der Elemente in der Liste auswählen. Dies spart Ihnen nicht nur Platz in Ihrer Tabelle, sondern lässt Sie auch wie einen Superuser aussehen und beeindruckt Ihre Mitarbeiter und Ihren Chef. Hier finden Sie eine schrittweise Anleitung zum Erstellen einer Dropdown-Liste in Excel.
Schritt 1: Definieren Sie den Inhalt Ihrer Liste
1. Öffnen Sie ein neues Excel-Arbeitsblatt und notieren Sie den Inhalt, den Sie in Ihrer Liste anzeigen möchten. Stellen Sie sicher, dass jeder Eintrag eine Zelle belegt und alle Einträge vertikal in derselben Spalte ausgerichtet sind. Stellen Sie außerdem sicher, dass zwischen den Einträgen keine leeren Zellen vorhanden sind. In unserem Fall öffnet unser Dropdown-Menü eine Liste der Städte zur Auswahl.
2. Wenn Sie mit dem Zusammenstellen der Liste fertig sind, markieren Sie alle Einträge, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie im angezeigten Menü die Option „Name definieren“.
3. Dies öffnet ein neues Fenster mit dem Titel “Neuer Name”. Wählen Sie einen Namen für Ihre Liste und geben Sie diesen in das Textfeld “Name” ein.
4. Klicken Sie auf “OK”.
Schritt 2: Hinzufügen Ihrer Dropdown-Liste zu einer Tabelle
Der nächste Schritt ist das Hinzufügen Ihrer Dropdown-Liste zu einer Tabelle. Hier erfahren Sie, wie es geht.
1. Öffnen Sie ein neues oder vorhandenes Arbeitsblatt, in dem Sie Ihre Dropdown-Liste platzieren möchten.
2. Markieren Sie die Zelle, in der Sie die Dropdown-Liste platzieren möchten. Klicken Sie auf die Registerkarte “Daten”, suchen Sie das Symbol “Datenüberprüfung” im Abschnitt “Datenwerkzeuge” und klicken Sie darauf.
3. Ein Datenüberprüfungsfeld mit drei Registerkarten wird angezeigt: Einstellungen, Eingabemeldung und Fehlerwarnung. Wählen Sie auf der Registerkarte “Einstellungen” in der Dropdown-Liste “Pfeil” die Option “Liste” aus. Eine neue Option mit dem Titel “Quelle” wird jetzt am unteren Rand des Fensters angezeigt. Klicken Sie auf das Textfeld und geben Sie ein “=” – Zeichen gefolgt vom Namen Ihrer Dropdown-Liste ein. In unserem Fall sollte es lesen =cities
.
Die Kontrollkästchen “Leerzeichen ignorieren” und “Dropdown in der Zelle” sind standardmäßig aktiviert. Wenn die Option Leere Zelle ignorieren aktiviert ist, bedeutet dies, dass Personen die Zelle leer lassen können. Wenn Sie jedoch möchten, dass jeder Benutzer eine Option aus der Zelle auswählt, deaktivieren Sie das Kontrollkästchen.
4. Klicken Sie auf OK. Das ist es. Sie haben Ihrer Tabelle eine Dropdown-Liste hinzugefügt.
Nachdem dies abgeschlossen ist, können Sie nun zur Registerkarte Eingabemeldung übergehen.
Schritt 3: Eingabenachricht für die Datenüberprüfung festlegen (optional)
Manchmal möchten Sie möglicherweise, dass eine Nachricht (mit Beschreibung) angezeigt wird, wenn auf die Zelle mit der Dropdown-Liste geklickt wird. In diesem Fall müssen Sie auf der Registerkarte Eingabenachricht auf das Feld “Eingabemeldung anzeigen” klicken. Sie müssen auch den Titel und die Eingabenachricht in die entsprechenden Felder eintragen. Ihre Dropdown-Liste sollte nun ungefähr so aussehen wie im folgenden Bild.
Die letzte Registerkarte ist für die Fehlerwarnung. Einmal definiert, sendet dieser eine Fehlermeldung, wenn jemand ungültige Daten eingibt – Daten, die nicht in der Liste enthalten sind.
Einpacken
Dropdown-Listen sind auf Websites sehr verbreitet und für den Benutzer sehr intuitiv. Ihre Vielseitigkeit macht sie in nahezu allen Branchen nützlich. Sei es in Umfragen, in der Geschäftswelt oder sogar in Schulen, Sie werden immer die Notwendigkeit finden, Excel-Dropdown-Listen zu verwenden.
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