Eine gut gestaltete Signatur verleiht Ihren E-Mails eine persönliche Note. Sie sehen mit einer entsprechenden E-Mail-Signatur viel professioneller aus, insbesondere im geschäftlichen Umfeld. Es ist sehr einfach, die Signatur Ihrer Wahl in Outlook hinzuzufügen und nach Ihren Bedürfnissen zu ändern. So können Sie in Outlook für Windows, Mac, Mobile und den Webclient eine Signatur hinzufügen.
So fügen Sie eine Signatur in der Outlook Web App hinzu
1. Nachdem Sie sich bei der Outlook-Webanwendung angemeldet haben, sehen Sie oben ein kleines Einstellungssymbol. Greifen Sie über “Einstellungen -> Mail -> Verfassen & Antworten” auf den Signaturbereich zu.
Alternativ können Sie die Outlook-Einstellungen mit dem Stichwort „Signatur“ durchsuchen und diesen Abschnitt erreichen.
2. Wenn der Rich-Text-Editor geöffnet wird, fügen Sie Ihren Signaturtext am Cursor hinzu und speichern Sie ihn.
3. Sie können wählen, ob Sie automatisch Signaturen zu neuen Nachrichten, Weiterleitungen oder Antworten hinzufügen möchten.
4. Sie können im Rich-Text-Editor Bilder, Zitate, Hervorhebungen und Aufzählungslisten hinzufügen.
5. Klicken Sie auf „Weitere Formatierungsoptionen hinzufügen“, um weitere Tabellen, Durchstreichungen, hochgestellte Zeichen und Sprachen von rechts nach links hinzuzufügen.
So fügen Sie eine Signatur in Outlook für Windows hinzu
Der Outlook Windows-Client ist fortschrittlicher als die Outlook-Webanwendung, da Sie mehrere Signaturen erstellen und mit Signaturvorlagen arbeiten können. Stellen Sie sicher, dass Sie das Gerät auf dem neuesten Stand halten, um Zugriff auf die neueste Version von Outlook zu haben.
1. Öffnen Sie die Outlook-App. Um über das Menü auf Signaturen zuzugreifen, gehen Sie zu „Datei“, wodurch Sie zum nächsten Bildschirm gelangen. Klicken Sie im Abschnitt “Info” unten auf “Optionen”.
2. Gehen Sie im Fenster „Outlook-Optionen“ auf die linke Registerkarte „Mail“. Klicken Sie in der Unterüberschrift „Nachrichten verfassen“ auf „Signaturen“.
3. Klicken Sie im neuen Fenster auf „Neu“ und fügen Sie Ihren Signaturtext am Cursor hinzu.
4. Sie können den HTML-Texteditor verwenden, um Bilder, Zitate und andere Details hinzuzufügen.
5. Wenn Sie Visitenkarten haben, können Sie diese über die Registerkarte „Persönliches Briefpapier“ hinzufügen.
6. Sie können wählen, ob diese Signaturen automatisch zu neuen E-Mails, Antworten und Weiterleitungen hinzugefügt werden sollen.
7. Klicken Sie auf „OK“, um alle Ihre Signatureinstellungen zu speichern.
So fügen Sie eine Signatur in Outlook für Mac hinzu
Der Desktop-Client von Outlook für Mac funktioniert ähnlich wie Outlook Windows. Während einige Optionen auf dem Mac nicht unterstützt werden (z. B. Signaturvorlagen), können Sie ganz einfach beliebig viele Signaturen hinzufügen und ändern.
1. Öffnen Sie Outlook und wählen Sie im Menü „Outlook“ oben „Einstellungen“. Dies öffnet ein separates Fenster “Outlook-Einstellungen”.
2. Sobald sich das Fenster „Outlook-Einstellungen“ öffnet, doppelklicken Sie im Abschnitt „E-Mail“ auf „Signaturen“. Dadurch wird ein neuer Texteditor geöffnet, in dem Sie Ihre Signatur erstellen können.
3. Fügen Sie im Rich-Text-Editor Ihren Signaturtext am Cursor hinzu. Geben Sie ihm einen Namen (oder lassen Sie es leer) und speichern Sie es.
4. Sie können auch Fotos, Logos, Visitenkarten, Hyperlinks und Tabellen hinzufügen.
Hinzufügen einer Signatur in Outlook Mobile
Wenn Sie Outlook verwenden Android oder iOS App auf einem Telefon oder Tablet, verfügt über eine sehr einfache Klartextoption zum Hinzufügen der Signaturen.
1. Klicken Sie nach dem Start der App oben links auf das Outlook-Symbol.
2. Wählen Sie die Menüoption „Einstellungen“ und wählen Sie „Unterschrift“.
3. Fügen Sie Ihren Signaturtext am Cursor hinzu und speichern Sie ihn.
So verwenden Sie Ihre E-Mail-Signatur in Outlook
Nachdem Sie nun wissen, wie Sie Outlook auf verschiedenen Geräten Signaturen hinzufügen, sehen wir uns an, wie Sie sie verwenden.
Outlook-Webanwendung
1. Um eine E-Mail-Signatur in der Outlook-Webanwendung zu verwenden, aktivieren Sie die Option „Meine Signatur automatisch in neue Nachrichten einfügen, die ich verfasse/beantworte“.
2. Wenn Sie die automatische Option nicht zuvor eingestellt haben, können Sie die Signatur dennoch manuell hinzufügen. Gehen Sie zum Drei-Punkte-Symbol im Fenster „Verfassen“ und klicken Sie auf „Signatur einfügen“.
In der Outlook-Web-App wird standardmäßig nur eine Signatur gespeichert. Wenn Sie eine neue Signatur hinzufügen, wird die alte gelöscht.
Fenster
1. Gehen Sie zum Verfassen-Fenster, um eine E-Mail zu schreiben.
2. Fügen Sie die zuvor hinzugefügte sichtbare E-Mail-Signatur ein.
3. Wenn Sie alternativ die Option zum automatischen Hinzufügen einer Signatur aktiviert haben, wird diese im Fenster angezeigt.
Mac
1. Klicken Sie auf der Registerkarte „Nachricht“ des Mac im Verfassen-Fenster auf das Menü für „Unterschrift“ in der oberen rechten Ecke.
2. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste der erstellten Signaturen die Signatur aus, die Sie der Nachricht hinzufügen möchten. Wenn Sie nur eine Signatur gespeichert haben, ist dies Ihre Standardsignatur.
Android/iOS
1. Sobald Sie eine gespeicherte Signatur in den mobilen Outlook-Apps für Android/iOS hinzufügen, wird sie automatisch in den Textkörper eingefügt. Es wird jedoch nur im Nur-Text-Format vorliegen.
2. Wenn Sie die automatisch hinzugefügte Signatur nicht möchten, löschen Sie einfach den Text.
Häufig gestellte Fragen
1. Wo befindet sich die Signaturdatei von Outlook in Windows?
Auf Windows-Geräten werden alle Signaturdateien für Outlook in diesem Ordner gespeichert: „CWindows%userprofile%AppDataRoamingMicrosoftSignatures“.
2. Wie verwende ich Outlook-Signaturvorlagen und wie importiere ich eine Signaturvorlagendatei?
1. Um die Outlook-Signaturvorlagen verwenden zu können, benötigen Sie den Outlook Windows-Client, da diese Option nur dort verfügbar ist. Viele der neuesten Outlook-Signaturvorlagen können vom offiziellen Link heruntergeladen.
2. Um eine Signaturvorlage in Outlook zu importieren, kopieren Sie die gewünschten heruntergeladenen Signaturvorlagendateien und fügen Sie sie oben in den Ordner „Signaturen“ ein.
3. Gehen Sie zu „Outlook-Optionen -> Signaturen und Briefpapier -> Signatur bearbeiten“, um mit diesen importierten Vorlagen zu arbeiten.
3. Wie synchronisiere ich meine Outlook-Signatur auf allen meinen Geräten?
Die Outlook-Signatur wird standardmäßig auf allen Geräten synchronisiert. Allerdings können nicht alle Optionen auf allen Geräten abgerufen werden. Beispielsweise können Sie E-Mail-Signatureinstellungen nicht mit umfangreichen Features wie Bilddateien oder den Videooptionen in Outlook Windows mit Outlook für iOS oder Android synchronisieren.
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie sich bei früheren Hotmail-Konten anmelden und diese mit Outlook verwenden. Wenn Sie nach einer Liste von Outlook-Alternativen suchen, haben wir sie abgedeckt. Informieren Sie sich auch über Pläne zur Entwicklung einer universellen Outlook-App.
