Wenn Sie ein Dokument aus dem Internet herunterladen, werden Sie manchmal feststellen, dass es im PDF-Format vorliegt. Möglicherweise haben Sie auch bemerkt, dass es schwierig (wenn nicht unmöglich!) Ist, es zu bearbeiten, und dass zum Öffnen ein eigener Leser erforderlich ist. Für neuere Benutzer scheint dies eine verwirrende Auswahl des Dokumentdateityps zu sein. Warum verwenden Menschen PDF-Dateien? Wäre so etwas wie eine .DOCX-Datei nicht besser?
In Wahrheit sind PDF-Dateien sehr nützlich bei dem, was sie tun! Sie waren lange Zeit eine Möglichkeit, Dokumente digital zu versenden, und es gibt keine Anzeichen dafür, dass sie bald verschwinden. Warum verwenden Menschen beim Senden von Dokumenten PDF-Dateien und wo können Sie sie in Ihrem täglichen Leben verwenden?
Die Vorteile von PDF-Dateien
Um dies zu erklären, kehren wir zur Frage zurück: „werden .DOCX-Dateien nicht besser sein.Das Problem hierbei ist die Annahme, dass jeder mit der Verwendung einer DOCX-Datei auf seinen Geräten einverstanden ist. DOCX ist eine Dateierweiterung, die aus Microsoft Word stammt. Wenn andere Personen das Dokument öffnen möchten, müssen sie entweder Word oder einen Texteditor verwenden, mit dem DOCX-Dateien geöffnet / importiert werden können. Selbst wenn dies möglich ist, kann die Formatierung dabei durcheinander geraten. Dies macht es etwas schwierig, sicherzustellen, dass jeder das Dokument lesen kann.
Zum Glück unterstützen viele Betriebssysteme PDF-Dokumente vollständig. Dies bedeutet, dass wir nicht ein Dokument speziell für Microsoft Windows-Benutzer erstellen müssen, eines für iOS, eines für Linux – wir können es einfach in eine PDF-Datei einfügen und jeder kann es lesen.
Wann wird das PDF-Format verwendet?
Daher ist die beste Zeit für die Verwendung einer PDF-Datei, wenn Sie keine Ahnung haben, unter welchem Betriebssystem die Datei geöffnet werden soll. Angenommen, Sie schreiben ein Handbuch für eine Website, die Benutzer herunterladen können. Diese Website kann von Personen unter Windows, iOS, Linux und Mobilgeräten besucht werden. Daher müssen wir uns auf alle Bedürfnisse einstellen. In diesem Fall beruhigt die Verwendung des PDF-Formats alle, ohne die Dinge zu komplizieren.
Noch besser ist, wenn Benutzer das Handbuch herunterladen, kann es automatisch im Browser des Benutzers geöffnet werden. Browser wie Chrome und Firefox verfügen über integrierte PDF-Viewer, sodass Benutzer Ihr Dokument schnell und einfach lesen können.
Es ist auch großartig, wenn Sie Dokumente per E-Mail senden. Wenn Sie ein Dokument (z. B. Ihren Lebenslauf) an jemanden senden möchten, können Sie dazu eine DOCX-Datei verwenden. Dies kann in Ordnung sein, wenn sich der Empfänger auf seinem PC befindet. Wenn er jedoch auf seinem Telefon unterwegs ist, kann es für ihn schwierig sein, das Dokument zu lesen. In dieser Situation möchten Sie möglicherweise eine PDF-Version anhängen, um alle Grundlagen abzudecken.
Nachteile des PDF-Formats
Wenn Ihnen jemals jemand ein Dokument im PDF-Format gesendet hat und Sie es bearbeiten möchten, haben Sie bereits einen der Hauptnachteile festgestellt! Um auf mehreren Betriebssystemen angezeigt zu werden, ähnelt eine PDF-Datei eher einer digitalen Erfassung des Originaldokuments als einer tatsächlichen. Das Bearbeiten einer DOCX-Datei im Vergleich zu einer PDF-Datei ähnelt dem Bearbeiten des Texts auf einem Whiteboard im Vergleich zum Bearbeiten eines Fotos des Whiteboards. Es ist möglich, aber viel schwieriger!
Wenn Sie das PDF-Format nicht verwenden möchten
Verwenden Sie das PDF-Format nicht, wenn Sie ein „Live-Dokument“ möchten, das andere bearbeiten können. Sie können einer PDF-Datei bearbeitbare Felder hinzufügen, aber für die vollständige Bearbeitung ist das PDF-Format nicht ideal. Wenn Sie mit anderen zusammenarbeiten, wissen Sie hoffentlich, welche Betriebssysteme sie verwenden, und können sich auf einen Dateityp einigen, der für alle geeignet ist. Zumindest kann jeder einen Cloud-basierten Dokumentendienst wie Google Text & Tabellen verwenden. Speichern Sie PDFs, wenn Sie dies benötigen lesen ein Dokument; Verwenden Sie es nicht, wenn jeder dazu in der Lage sein sollte bearbeiten es.
Dokumententscheidungen
Angesichts der Unterschiede zu anderen Dokumenten kann es verwirrend sein, warum das PDF-Format überhaupt verwendet wird. Jetzt wissen Sie, warum und wie sie verwendet werden und in einigen Fällen, in denen es besser ist, sie stehen zu lassen.
Wie oft verwenden Sie PDF-Dateien in Ihrem täglichen Leben? Sagen Sie es uns unten!
