Videokonferenzen sind mehr als nur das Verbinden einer Reihe von Video- und Audiostreams. Das ist natürlich ein wesentlicher Teil, aber Programme wie Zoom bieten eine Menge zusätzlicher Funktionen, die das Erlebnis viel flüssiger machen und noch mehr Spaß machen können. Einige sind nur über die Pro-Version zugänglich, aber alles, was unten aufgeführt ist, ist in der kostenlosen Version von Zoom verfügbar. Es ist jedoch wichtig zu beachten, dass Besprechungen mit mehr als zwei Teilnehmern auf 40 Minuten begrenzt sind, sofern Sie kein Upgrade durchführen.
Schnelle Notiz: Wenn Sie eine hier erwähnte Funktion nicht finden können, müssen Sie sie möglicherweise in Ihrem Profil aktivieren. Sie können nicht alle Einstellungen über den Zoom-Desktop oder mobile Apps steuern. Eine vollständige Liste der Funktionen und Optionen finden Sie unter Zoom.us und öffnen Sie die Registerkarte Einstellungen. Dort sollten Sie alle Einstellungen finden können. Sie können auch über die Registerkarte “Erweiterte Optionen” in Ihren Zoom-App-Einstellungen darauf zugreifen.
Virtuelle Hintergründe
Beginnen wir mit den lustigen Dingen: Sie können Ihren Hintergrund auf ein beliebiges Bild ändern. Wenn Sie nicht die attraktivste Wand haben oder gegen etwas auftreten möchten, das Sie ein bisschen mehr zum Platzen bringt, kann diese Funktion äußerst nützlich sein. Wenn Sie es in einer weniger formalen Anwendung verwenden, ist es auch ein großartiger Ort, um zufällige Memes und lustige Bilder zu erstellen.
Es funktioniert am besten, wenn Sie eine feste Farbe hinter sich haben. Andernfalls kann der Hintergrund seltsame Dinge bewirken, z. B. Überlagern oder fehlende Patches. Ein grüner Bildschirm ist ideal, aber Sie brauchen nicht unbedingt einen. Du wirst es zumindest brauchen a 4th-generation i7 oder a 6th-generation i5 Prozessor in den meisten Fällenobwohl.
Sie können es unter “Einstellungen -> Virtueller Hintergrund” aktivieren oder wenn Sie gerade telefonieren, indem Sie auf den Pfeil neben der Schaltfläche “Video starten / stoppen” klicken und “Virtuellen Hintergrund auswählen” auswählen.
Persönliche Besprechungs-ID
Wenn Sie Zoom regelmäßig verwenden, um sich mit bestimmten Personen zu treffen, können Sie ihnen einfach Ihre persönliche Besprechungs-ID geben, anstatt ihnen jedes Mal einen neuen Link zu senden. Ihre ID ändert sich nie. Wenn Sie sie zum Ausrichten eines Meetings verwenden, kann jeder mit dem Link, den Sie ihm beim ersten Mal gesendet haben, an diesem Meeting teilnehmen.
Der einfachste Weg, Ihre persönliche Besprechungs-ID zu finden, besteht darin, auf den kleinen Abwärtspfeil rechts neben „Neue Besprechung“ auf der Hauptseite der Zoom-App zu klicken und die Nummer unten zu finden. Sie können eine Besprechung mit Ihrer ID starten, indem Sie das Kontrollkästchen “Meine persönliche Besprechungs-ID (PMI) verwenden” aktivieren und oben auf die Kamera-Schaltfläche klicken. Die URL für diese Besprechung sollte in Zukunft für jede Besprechung mit Ihrem PMI funktionieren.
Wiederkehrende Besprechungen
Das Erstellen einer neuen Besprechung und das Ändern der Einstellungen ist nicht so schwierig. Wenn Sie jedoch regelmäßig tägliche, wöchentliche oder monatliche Besprechungen geplant haben, können Sie den Prozess optimieren, indem Sie nur eine einzelne wiederkehrende Besprechung erstellen. Diese Besprechungen beginnen automatisch zur geplanten Zeit, und die URL und die Einstellungen ändern sich nie. Alles, was Sie tun müssen, ist, zur richtigen Zeit einzusteigen, und Ihr Meeting wird vorbereitet.
Es ist ziemlich einfach, dies einzurichten. Gehen Sie einfach zur Registerkarte Zeitplan, aktivieren Sie das Kontrollkästchen “Wiederkehrende Besprechung” und richten Sie die gewünschten Zeiten und Optionen ein. Wenn Sie „Keine feste Zeit“ auswählen, wird die Besprechung im Wesentlichen immer stattfinden. Über den Link können Sie jederzeit bis zum Enddatum vorbeischauen.
Kollaborative Annotation
Zurück zu den lustigen Dingen: Mit Zoom können Sie freigegebene Bildschirme mit Text, Formen, Freihandzeichnen, einem Laserpointer und sogar Stempeln versehen. Wenn Sie an einem Entwurfsprozess zusammenarbeiten müssen, werden Sie dieses Tool wahrscheinlich ziemlich oft verwenden. Es ist auch großartig, um nur auf Dinge hinzuweisen oder herumzublödeln.
Das Anmerkungswerkzeug wird in der schwebenden oberen Freigabeleiste angezeigt, wenn jemand eine Bildschirmfreigabe startet. Drücken Sie einfach Ihre Maus an den oberen Rand Ihres Computerbildschirms, klicken Sie auf “Kommentieren” und wählen Sie aus dem Menü der verfügbaren Annotationsoptionen aus.
Wenn Sie der Besprechungsleiter sind und die Anmerkungen Ihrer Teilnehmer außer Kontrolle geraten, können Sie sie deaktivieren, indem Sie auf die drei Punkte an der Seite der Menüleiste klicken und “Teilnehmeranmerkungen deaktivieren” auswählen. Sie können auch die Namen der Annotatoren anzeigen, um herauszufinden, welche Notizen zu welcher Person gehören.
Sobald die Anmerkungen vollständig sind, können Sie einen Screenshot davon speichern, indem Sie in der Menüleiste auf die Schaltfläche „Speichern“ klicken.
Hinweis: Wenn Sie die Anmerkungsoption nicht sehen, wenn Sie Ihren Bildschirm freigeben, Möglicherweise müssen Sie aktivieren Melden Sie sich dazu in Ihrem Browser in Ihrem Browser an.
Whiteboards
Wenn Sie nur einen kollaborativen Skizzenblock und keine Bildschirmanmerkung benötigen, können Sie die Whiteboard-Option von Zoom verwenden. Es wird mit denselben grundlegenden Werkzeugen wie Bildschirmanmerkungen geliefert, außer dass es einen leeren weißen Bildschirm verwendet, auf dem Sie zeichnen und tippen können. Wie beim Anmerkungswerkzeug können Sie Screenshots herunterladen.
Um es zu verwenden, gehen Sie einfach auf die Schaltfläche “Neue Freigabe” und wählen Sie die Option “Whiteboard”.
Breakout-Räume
Große Meetings mit mehreren Schwerpunkten können schnell verwirrend werden, wenn Leute versuchen, mit verschiedenen Leuten über verschiedene Dinge zu sprechen, weshalb Zoom „Breakout Rooms“ aktiviert. Mit diesen können Sie eine große Besprechung in mehrere kleinere Besprechungsgruppen aufteilen, die (optional) jederzeit zur Hauptsitzung zurückkehren können.
Dies ist jedoch eine dieser Funktionen, die Sie wahrscheinlich über eine browserbasierte Anmeldung bei Ihrem Zoom-Konto aktivieren müssen. Melden Sie sich dazu einfach bei Zoom an und schalten Sie die Einstellung Breakout Rooms ein. Danach sollten Sie die Optionen für Breakout-Räume in Ihrer Symbolleiste sehen, wenn Sie einen Anruf hosten.
Um es zu verwenden, klicken Sie einfach in Ihrem Menü auf die Option Breakout-Räume und verwenden Sie die Schaltfläche „Raum hinzufügen“, um so viele Räume hinzuzufügen, wie Sie benötigen (bis zu 50). Sie können Personen manuell Gruppen zuweisen oder sie durch Zoom zufällig aufteilen lassen. Als Host können Sie die Personen mischen und die Einstellungen für jede Gruppe verwalten.
Fernbedienung
Sehen Sie das Feld links? Nein, der andere. Weißt du was? Lass mich dir zeigen, wo es ist … mit der Fernbedienungsfunktion von Zoom! Ja, mit Zoom können Sie Maus- und Tastaturzugriff auf den freigegebenen Bildschirm eines anderen Benutzers anfordern und so mit dem Inhalt auf dessen Computer interagieren.
Dies ist kein Remotedesktopzugriff. Zoom verfügt über eine andere Funktion. Machen Sie sich also keine Sorgen, dass der Benutzer am anderen Ende der Fernbedienung auf Ihre privaten Dateien, Apps oder Betriebssystemvorgänge zugreifen kann. Sie können nur in dem Fenster arbeiten, das Sie freigeben.
Wenn Sie ein Betrachter sind, können Sie den Zugriff auf einen freigegebenen Bildschirm anfordern, indem Sie das Dropdown-Menü “Optionen” in der grünen Leiste “Freigabeinformationen” oben auf Ihrem Bildschirm öffnen. Wenn Sie die Person sind, die den Bildschirm freigibt, können Sie direkt Zugriff gewähren, indem Sie auf die Schaltfläche „Fernbedienung“ klicken, die in der Freigabesymbolleiste oben auf dem Bildschirm angezeigt werden soll.
Weitere Funktionen, die Sie überprüfen sollten
- Mein Aussehen verbessern: Durch das Zoomen werden Sie ein wenig geglättet, damit Sie vor der Kamera besser aussehen.
- Stummschaltung: Sie sollten stumm an Meetings teilnehmen. Gehen Sie also zu Einstellungen> Audio und klicken Sie auf das Feld “Mein Mikrofon stumm schalten, wenn Sie an einem Meeting teilnehmen”.
- Zeigen Sie die Teilnehmernamen immer in ihrem Video an: Sie finden dies unter “Einstellungen -> Video”. Es hilft, peinliche Fehler zu vermeiden, wenn Sie neue Leute kennenlernen.
- Aufzeichnung: Es ist schwer, die Schaltfläche “Aufzeichnen” in Ihrer Symbolleiste zu übersehen, aber falls Sie nichts davon wussten, können Sie jetzt Besprechungen aufzeichnen!
- Wartezimmer: Möchten Sie lieber, dass alle sofort an der Besprechung teilnehmen, anstatt dass sie langsam eintreten? Dafür ist die Funktion “Wartezimmer” gedacht.
Und es gibt noch mehr!
Zoom fühlt sich überraschend leicht an, wenn man bedenkt, wie viel Material es einpackt. Mit seinen Bildschirmfreigabeoptionen können Sie praktisch alles mit Ihrem Bildschirm und sogar mit denen anderer Benutzer tun: Es verfügt über Kalenderintegrationen, automatische Planung, Anwesenheitsberichte und vieles mehr. Wenn Sie Zoom regelmäßig verwenden, lohnt es sich, sich mit den weniger offensichtlichen Funktionen und Werkzeugen zu befassen. Das Erlernen von Tastaturkürzeln ist auch eine gute Investition, wenn Sie ein Power-Zoomer sind. Eine, die jeder wissen sollte, ist Alt + EIN (Cmd + Verschiebung + EIN auf dem Mac), wodurch Ihr Mikrofon stummgeschaltet und die Stummschaltung aufgehoben wird. Vergiss nicht, deine Mikrofone stumm zu schalten, Leute.
Zoom ist nicht die einzige Videokonferenz-App, die es gibt. Schauen Sie sich auch einige der besten Videokonferenz-Apps an.
Bildnachweis: Geschäftsmann Videokonferenzen von DepositPhotos
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