Microsoft Excel include o varietate de funcții diferite care ajută utilizatorii cu calcule de orice fel. Funcționalitatea Excel este atât de cuprinzătoare încât utilizatorii obișnuiți nici măcar nu profită de majoritatea utilităților.
Cu toate acestea, dacă derulați deseori prin coloane și rânduri în căutarea acelorași informații, este posibil să apreciați funcția VLOOKUP. VLOOKUP, care înseamnă „căutare verticală”, vă poate ajuta să găsiți rapid datele asociate cu o anumită valoare pe care o introduceți.
De exemplu, este posibil să aveți un tabel care să conțină produse cu ID-uri și prețuri unice. VLOOKUP vă poate arăta prețul unui anumit produs dacă introduceți ID-ul acestuia.
Puteți utiliza VLOOKUP în multe moduri diferite și vă va simplifica în mod semnificativ munca, mai ales atunci când vă ocupați de mese mari.
Nu trebuie să petreceți mult timp căutând o anumită celulă, deoarece această funcție o va găsi pentru dvs. Cu toate acestea, utilizatorilor începători le este deseori dificilă configurarea VLOOKUP. Prin urmare, am decis să vă ajut pregătind acest ghid detaliat.
Ce este VLOOKUP?
În primul rând, VLOOKUP este o funcție. Prin urmare, dacă sunteți nou în Excel, vă recomandăm să vă familiarizați cu unele funcții de bază, cum ar fi MEDIE, SUMĂ sau AZI. În acest fel, vă va fi ușor să înțelegeți cum funcționează această funcție.
VLOOKUP este o funcție de bază de date, deci este destinată tabelelor bazei de date. Astfel de tabele sunt în esență liste de articole diferite. De exemplu, puteți utiliza această funcție atunci când lucrați cu liste de produse, angajați, clienți etc.
Să presupunem că aveți o listă de produse care constă din patru coloane. Poate include codul articolului în prima coloană, numele sau descrierea produsului în a doua coloană, precum și prețul și numărul de articole disponibile în stoc în coloana a treia și respectiv a patra.
Tabelele bazei de date au de obicei un fel de identificator unic pentru fiecare articol. În acest caz, este codul articolului. Această coloană este necesară pentru ca funcția VLOOKUP să funcționeze și trebuie să fie prima coloană din tabelul dvs.
Dacă sunteți începător, primul lucru pe care ar trebui să-l faceți este să înțelegeți exact ce face VLOOKUP. Pur și simplu, arată informații dintr-o listă sau bază de date bazate pe identificatorul unic introdus de utilizator.
Dacă luăm în considerare exemplul de mai sus, această funcție ar putea arăta prețul, descrierea sau disponibilitatea unui produs pe baza codului articolului său. Ce anume va arăta depinde de formula pe care o scrieți. VLOOKUP acceptă atât potrivirea exactă cât și cea aproximativă, precum și metacaracterele pentru potrivirile parțiale.
Cum funcționează VLOOKUP
Iată sintaxa pentru formule care descriu funcția VLOOKUP:
=VLOOKUP(value, table, column_index, [range])
-
valueeste ceea ce va căuta această funcție în prima coloană -
tableeste tabelul din care funcția va prelua informațiile necesare -
column_indexeste numărul coloanei din care funcția va prelua informațiile -
rangeeste un parametru boolean care poate fi ADEVĂRAT sau FALS. TRUE este valoarea implicită și corespunde potrivirii aproximative. FALSE îți va arăta doar potrivirile exacte.
Chiar și numele acestei funcții include „vertical”, iar VLOOKUP este destinat numai tabelelor în care datele sunt organizate în coloane verticale. Prin urmare, dacă vă organizați datele pe orizontală, această funcție va fi inutilă. În acest caz, puteți utiliza o funcție similară pentru căutarea orizontală – CĂUTARE.
De asemenea, trebuie să rețineți că această funcție funcționează numai de la stânga la dreapta. Cu alte cuvinte, dacă identificatorul unic nu se află în prima coloană a tabelului, funcția nu va putea prelua informații din coloanele din stânga identificatorului.
Fiecare coloană are numărul său și toate coloanele sunt numerotate de la stânga la dreapta. Dacă doriți să obțineți o valoare dintr-o anumită coloană, trebuie să specificați numărul acesteia în formula dvs. În șablonul de formulă de mai sus, acest număr este apelat column_index.
De exemplu, dacă doriți să extrageți numele produsului din exemplul de mai sus, indexul coloanei ar trebui să fie 2.
După cum am menționat deja mai sus, funcția VLOOKUP acceptă două moduri de potrivire: aproximativ și exact. Acest parametru este al patrulea argument din formulă. Potrivirea aproximativă este setată implicit. Dacă doriți să alegeți potrivirea exactă, ar trebui să setați intervalul de căutare la FALSE.
Prin urmare, ambele formule de mai jos vor prelua date folosind potrivirea aproximativă:
=VLOOKUP(value, table, column_index)
=VLOOKUP(value, table, column_index, TRUE)
După cum puteți vedea, dacă doriți să utilizați modul de potrivire exact, ar trebui să aveți grijă. Dacă nu furnizați nicio valoare a intervalului de căutare, funcția va utiliza în continuare modul de potrivire aproximativă.
Următoarea formulă va forța modul exact de potrivire:
=VLOOKUP(value, table, column_index, FALSE)
Asigurați-vă că setați valoarea la FALSE dacă veți folosi modul de potrivire exact. Sunt șanse să aveți nevoie de potrivire exactă în majoritatea cazurilor, așa că, dacă sunteți nou în Excel, nu uitați de acest detaliu.
Potrivirea exactă este alegerea corectă dacă aveți o coloană cu identificatorul articolului. Poate fi, de asemenea, orice valoare unică care poate fi utilizată pentru o căutare exactă. De exemplu, poate fi un titlu unic al unei cărți sau al unui film, precum și orice alt cuvânt cheie unic. Rețineți că VLOOKUP nu este sensibil la majuscule și minuscule.
Cu toate acestea, uneori este posibil să nu aveți nevoie de potrivirea exactă, ci de cea mai bună potrivire posibilă. În acest caz, puteți utiliza modul de potrivire aproximativ.
De exemplu, puteți utiliza acest mod atunci când vă ocupați de tabele de date în care informațiile necesare corespund anumitor valori numerice și doriți să obțineți rezultate pentru o valoare care nu este inclusă în tabel.
Puteți utiliza această abordare atunci când faceți calcule pe baza datelor existente. Dacă introduceți o valoare și funcția găsește potrivirea exactă, va prelua informații din rândul corespunzător. Cu toate acestea, dacă nu există o potrivire exactă în tabel, funcția se va potrivi cu rândul anterior.
De ce s-ar potrivi cu rândul anterior, nu cu altul? Ei bine, nu va fi dacă nu vă organizați masa în mod corect. Pentru a permite VLOOKUP să caute cea mai bună valoare aproximativă, trebuie să vă asigurați că toate valorile din această coloană sunt sortate în ordine crescătoare. În acest caz, funcția va face doar un pas înapoi și va prelua cea mai apropiată valoare.
# N / A Erori
Când utilizați funcția VLOOKUP, precum și multe alte funcții în Excel, este posibil să primiți adesea erori # N / A. Această eroare înseamnă că valoarea nu a fost găsită.
Puteți obține această eroare din mai multe motive. Iată câteva dintre cele mai frecvente cazuri:
- ați scris greșit valoarea sau ați adăugat un spațiu suplimentar
- valoarea necesară nu există în tabel
- utilizați modul de potrivire exact atunci când căutați o valoare aproximativă
- nu ați introdus intervalul corect de tabel
- ați copiat VLOOKUP în timp ce referința la tabel nu este blocată.
Dacă tabelul dvs. are o referință absolută, înseamnă că rândurile și coloanele nu se vor schimba dacă sunt copiate. Cu toate acestea, nu este cazul unei referințe relative. În acest caz, va trebui comutați la referința absolută.
Puteți personaliza textul erorii # N / A utilizând Funcția IFNA. În acest caz, trebuie să scrieți o formulă mai lungă cu IFNA care include VLOOKUP.
Iată un exemplu de formulă care va returna „not found” în loc de # N / A:
=IFNA(VLOOKUP(value, table, column_index, FALSE), "not found")
Iată o formulă care va întoarce un rezultat necompletat:
=IFNA(VLOOKUP(value, table, column_index, FALSE), "")
Deși puteți personaliza mesajul, puteți lua în considerare utilizarea erorii # N / A, deoarece vă va atrage imediat atenția și vă va informa dacă ceva nu merge bine.
Cum se folosește VLOOKUP
Puteți scrie formule de la zero sau puteți utiliza și meniul Excel. Selectați celula în care doriți să afișați rezultatul, apoi selectați fila „Formule”.
După aceasta, faceți clic pe „Insert Function”. Veți vedea o casetă în care puteți selecta categorii de funcții și puteți alege funcția VLOOKUP. De asemenea, puteți utiliza caseta „Căutați o funcție” și introduceți „vlookup”.
Selectați funcția și va apărea caseta „Argument funcțional”. Aici puteți introduce parametrii necesari ai funcției. În această fereastră, trebuie să specificați identificatorul unic pe care îl căutați, locația bazei de date și informațiile care corespund identificatorului pe care doriți să îl preluați.
Aceste argumente sunt „Lookup_value”, „Table_array” și „Col_index_num”. Aceste câmpuri sunt scrise cu caractere aldine, deoarece aceste argumente sunt obligatorii.
Al patrulea argument dacă este pentru modul de căutare și îl puteți specifica sau nu. Modul aproximativ este setat implicit.
Pentru a introduce primul argument, care este identificatorul unic, puteți selecta celula necesară și apăsați Enter. În acest caz, valoarea acestei celule va fi introdusă automat ca primul argument al funcției VLOOKUP.
Acum trebuie să introduceți al doilea argument. Baza de date nu ar trebui să înceapă neapărat din colțul din stânga sus. De exemplu, este posibil să aveți și un rând care descrie coloane, care servește drept antet.
„Unul dintre cele mai bune lucruri despre funcția VLOOKUP este că locația bazei de date poate fi, de asemenea, personalizată”, notează Bridget Allen, contabil la Cei mai buni scriitori online.
Având în vedere că VLOOKUP funcționează numai cu un număr de coloane, ar trebui să specificați ce zonă a tabelului doriți să utilizați pentru căutare. Pentru aceasta este destinată caseta „Table_array”.
De exemplu, dacă tabelul dvs. începe din colțul din stânga sus, iar primul său rând este un antet, puteți selecta întreaga bază de date fără prima linie. Dacă baza de date are patru coloane (AD) și cinci elemente, tabloul va fi A2: D6, deoarece celulele A1-D1 vor conține antetul.
Puteți face clic pe fila de foaie de lucru necesară și puteți selecta zona cu baza de date. Apăsați Enter și gama selectată de celule va fi adăugată automat la al doilea argument al funcției VLOOKUP. Iată un exemplu de argument funcțional:
‘database_name’!A2:D6
În acest caz, „database_name” este numele filei de calcul.
Acum trebuie doar să specificați ce informații doriți să preluați și să furnizați numărul coloanei necesare.
De exemplu, dacă doriți să preluați prețul unui articol din tabel la începutul acestui articol, ar trebui să utilizați al treilea rând, iar valoarea „Col_index_num” va fi 3.
Încheierea
Microsoft Excel are o mare varietate de funcții care pot ajuta utilizatorii să se ocupe de diferite calcule și alte sarcini. VLOOKUP este o funcție foarte utilă care poate prelua informații care corespund unei anumite valori dintr-un tabel de baze de date.
Dacă sunteți nou în Excel, este posibil să întâmpinați dificultăți cu această funcție, deoarece are patru argumente.
Cu toate acestea, dacă urmați ghidul nostru, veți putea selecta argumentele corecte și puteți utiliza formulele corecte. Dacă utilizați această funcție de câteva ori în practică, veți înțelege rapid cum funcționează, astfel încât să puteți utiliza VLOOKUP ori de câte ori aveți nevoie de ea.
