Comment partager des fichiers et des emplacements avec Google Calendar

Comment partager des fichiers et des emplacements avec Google Calendar

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Lorsque vous organisez un grand événement, c’est une bonne idée de regrouper toutes les informations dont vos invités ont besoin dans un seul événement de calendrier. De cette façon, les invités savent quand l’événement a lieu, où il a lieu et toute documentation supplémentaire dont ils pourraient avoir besoin à l’avance. Saviez-vous, cependant, que vous pouvez configurer tout cela dans un seul événement Google Agenda ? Tout ce que vous avez à faire est de mettre en place l’événement et de le partager avec vos invités, et Google fait tout le travail pour vous !

Voyons comment vous pouvez configurer votre propre événement, avec emplacement et fichiers supplémentaires, le tout dans Google Agenda.

Créer un événement avec Google Agenda

Pour organiser un événement, rendez-vous sur le Google Agenda site Internet. Si le calendrier ne se charge pas dans votre méthode d’affichage préférée, cliquez sur le menu déroulant en haut à droite et sélectionnez celui qui vous convient. « Mensuel » est un bon choix pour créer rapidement un événement dans un proche avenir.

Sélectionnez le jour de votre événement, puis sélectionnez « Plus d’options ».

Pièces jointes Google Agenda Plus d'options

Tout en haut, entrez le nom de votre événement. Vous pouvez également définir l’heure de début et de fin de l’événement. Si cet événement n’a pas de début et de fin définis, cochez « Toute la journée » pour qu’il se déroule pendant les 24 heures complètes.

Détails des pièces jointes de l'agenda Google

Ajouter un lieu à votre événement

Ajoutons maintenant un lieu à votre événement. Cette fonctionnalité est parfaite si vous organisez un événement à un endroit spécifique, car vos invités peuvent voir l’emplacement et obtenir des indications pour l’événement lui-même.

Pour commencer, ajoutez le lieu de votre événement dans la case « Lieu ». Si vous vous rendez dans un bâtiment ou une chaîne en particulier, saisissez son nom ici et Google devrait comprendre ce que vous voulez dire.

Emplacement des pièces jointes de Google Agenda

Lorsque vous entrez un emplacement, une petite icône de carte apparaît sur la droite. Lorsque vous cliquez dessus, vous verrez toutes les informations que vos invités verront sur leur page d’événement. Vérifiez deux fois pour vous assurer que Google Maps pointe vers le bon emplacement.

Aperçu des pièces jointes de Google Agenda

Ajouter une pièce jointe à l’événement

Maintenant que vous avez défini le titre, l’heure et le lieu, vous pouvez ajouter des pièces jointes facultatives à l’événement. Ceci est extrêmement utile pour partager un document avec les participants à un événement, tel qu’un programme, une invitation, un billet ou un menu.

Pour ce faire, regardez près du bas de la fenêtre de création d’événement. Vous devriez voir une zone de texte et quelques options au-dessus. Recherchez et cliquez sur l’icône en forme de trombone pour joindre un fichier.

Trombone pour pièces jointes à l'agenda Google

Par défaut, Google Agenda vous demandera de télécharger un fichier depuis votre Google Drive. Si votre fichier est sur votre Drive, ce n’est pas un problème ; Cependant, s’il se trouve sur votre PC, vous devez cliquer sur « Télécharger » en haut.

Téléchargement des pièces jointes de l'agenda Google

Une fois que vous avez téléchargé un fichier, donnez-lui une brève description afin que vos invités sachent de quoi il s’agit.

Description des pièces jointes du calendrier Google

Inviter des invités

Maintenant que vous êtes prêt, il est temps d’inviter des personnes à votre événement. Allez sur le côté droit où il est écrit « Invités » et commencez à saisir les adresses e-mail. Ne vous inquiétez pas, vous n’envoyez pas d’e-mails aux personnes lorsque vous les ajoutez. Vous avez encore le temps de finaliser la liste des invités avant d’envoyer les invitations.

En bas, vous verrez des options pour ce que vos invités peuvent faire. Par défaut, les invités peuvent inviter des amis et voir la liste des invités, alors décochez-les si vous ne souhaitez pas appliquer l’un ou l’autre.

Google Agenda Pièces jointes Contacts

Une fois que vous êtes prêt, cliquez sur l’icône de l’enveloppe en haut à droite pour préparer l’e-mail.

Enveloppe des pièces jointes de l'agenda Google

Ici, vous pouvez écrire l’e-mail que vos invités recevront. Ne vous inquiétez pas d’ajouter des liens vers votre événement ici, car Google Agenda s’en charge.

E-mail des pièces jointes de l'agenda Google

Une fois que vous avez terminé, envoyez l’e-mail. Vos invités recevront un e-mail qui ressemble à l’image suivante.

Résultat des pièces jointes de Google Agenda

À partir de l’e-mail, vos invités peuvent voir quand l’événement a lieu, cliquer sur le lien de la carte pour voir où il se trouve et parcourir les pièces jointes que vous avez ajoutées plus tôt – tout ce dont vous avez besoin pour organiser un événement !

Tout ce dont vos invités ont besoin en un seul endroit

Organiser un événement peut être difficile, donc tout ce qui condense le processus en un seul endroit mérite d’être étudié. Vous savez maintenant comment créer un événement sur Google Agenda, ajouter un lieu, y joindre des documents utiles et l’envoyer à vos invités.

Si vous n’êtes pas à l’heure, vous pouvez également utiliser Google Agenda pour informer vos collègues que vous serez en retard. Est-ce pratique ? Vous pouvez également supprimer vos spams dans le calendrier Google avec ces conseils.

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