Dans des circonstances spécifiques, vous pouvez rappeler vos e-mails dans l’application de bureau Outlook. C’est très utile si vous ne voulez pas que les destinataires lisent un message particulier ou si vous avez un message de remplacement pour eux.
La méthode pour rappeler ces e-mails Outlook est indiquée ci-dessous. La seule condition est que l’expéditeur et le destinataire utilisent des comptes de messagerie Microsoft 365 ou Microsoft Exchange. Par exemple, cette technique ne fonctionnerait que pour les employés de la même organisation qui utilisent le programme Outlook.
Étapes pour rappeler l’e-mail Outlook
Après avoir envoyé l’e-mail, vérifiez s’il se trouve toujours dans le dossier Brouillons de votre boîte aux lettres Outlook. Ce sont des messages inachevés qui peuvent être supprimés, vous n’avez donc pas à vous soucier de leur envoi.
Cependant, si l’e-mail apparaît dans le dossier « Envoyé », vous ne pouvez pas faire grand-chose pour l’empêcher d’être lu par le destinataire. De tels e-mails sont particulièrement difficiles à mémoriser si le destinataire a déjà reçu une alerte sur son PC, son ordinateur portable ou l’application mobile Outlook. Pourtant, si cela ne fait que quelques secondes ou minutes, vous pouvez tenter votre chance et essayer de vous rappeler l’e-mail. Ces captures d’écran concernent le bureau Outlook 2020, mais ces méthodes fonctionneront jusqu’à Office 2007.
Accédez au dossier des éléments « Envoyés » de l’application de bureau Outlook. Double-cliquez sur l’e-mail pour l’ouvrir. Cela ouvrira une nouvelle fenêtre comme indiqué ci-dessous. Allez dans le menu “trois points” à droite de l’e-mail sous l’onglet “Message”. Dans “Actions”, vous pouvez voir l’option “Rappeler ce message”.
L’idée du rappel de message dans Outlook est de supprimer ou de remplacer des copies du message dans les boîtes de réception des destinataires uniquement si le message n’a pas déjà été lu.
Que se passe-t-il après le rappel du message dans Outlook ?
Une fois que vous avez rappelé le message des éléments envoyés dans Outlook, vous avez deux choix : soit supprimer les copies non lues du message, soit supprimer et remplacer les copies non lues par un nouveau message. Vous pouvez laisser Outlook vous informer si le rappel réussit ou échoue pour chaque destinataire.
L’action de rappel de message sera affichée en évidence dans les éléments envoyés de votre boîte aux lettres. Si vous avez remplacé le message, il affichera une alerte : « Ceci est la version la plus récente, mais vous avez apporté des modifications à une autre copie. Cliquez ici pour voir les autres versions.
Si le destinataire est un utilisateur de Microsoft Outlook au sein de la même organisation, le message sera rappelé avec succès. En supposant que le message d’origine n’a pas été lu, le message d’origine est supprimé et le destinataire est informé que vous, l’expéditeur, avez supprimé le message de sa boîte aux lettres.
Cependant, si le message d’origine est marqué comme lu (l’affichage dans le volet de lecture ne compte pas) lorsque le message de rappel est traité, le destinataire est informé que vous, l’expéditeur, souhaitez supprimer le message. Cependant, le message reste dans le dossier Outlook du destinataire.
Bien sûr, si le destinataire n’est pas un utilisateur Outlook, la technique de rappel ne fonctionnera sous aucune condition. Le destinataire pourra voir votre original ainsi que les messages de rappel chaque fois qu’il ouvrira sa boîte de réception.
Si vous voulez éviter les problèmes d’envoi d’e-mails indésirables dans Outlook qui ne peuvent pas être rappelés, il est préférable d’utiliser sa fonction “Envoyer plus tard” et de planifier l’e-mail à l’avance.
Par rapport à Outlook, Gmail a une stratégie plus flexible pour gérer les e-mails qui ne doivent pas être envoyés. Il dispose d’une généreuse fenêtre de rappel de 30 secondes, dans laquelle vous pouvez annuler l’envoi des e-mails envoyés à n’importe quel destinataire et pas seulement à Gmail.
