Outils utiles pour formater des documents complexes dans Google Docs

Outils utiles pour formater des documents complexes dans Google Docs

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Des millions de personnes utilisent Google Docs chaque jour pour rédiger des romans, des thèses, des curriculum vitae, des recettes et des milliers d’autres projets. Dans toutes ces choses, l’organisation – dans les documents et au-delà – peut vous donner plus de temps pour vous concentrer sur l’acte de création plutôt que de rechercher cette section qui n’a besoin que d’un ajustement supplémentaire pour la rendre parfaite. Cet article examine les outils pour vous aider à mieux formater vos documents dans Google Docs.

Grandes lignes

La meilleure façon de commencer un projet plus long est d’avoir un aperçu. Pour Google Docs, cela signifie commencer à définir votre structure avec des styles de titre, dont les trois premiers sont disponibles sur la barre d’outils, où par défaut il est dit Paragraphe. Accédez à des calques supplémentaires en utilisant “Format -> Styles de paragraphe”.

Le plan est disponible à gauche de votre page. Pour le voir, sélectionnez “Affichage -> Afficher le plan du document”. Dans le volet Plan, vos titres deviennent automatiquement des liens, vous permettant de parcourir le document sans faire défiler sans fin. Lorsque vous survolez un titre, l’icône X à droite ne supprimera pas la section mais la supprimera de votre plan.

Table des matières

Image montrant les deux options de création d'une table des matières dans Google Docs.
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La même structure de document utilisée pour les plans peut également être utilisée pour créer une table des matières. La différence ici est que la ToC est créée pour être utilisée par le lecteur. Il y a deux options disponibles. Pour une distribution imprimée, sélectionnez la première option dans « Insertion -> Table des matières ». Cela crée la liste et ajoute des numéros de page.

Pour la distribution en ligne, choisissez la deuxième option, qui ajoutera des hyperliens standard à chaque section. Si vous apportez des modifications majeures à votre texte, n’oubliez pas de revenir en arrière et d’actualiser la table des matières à l’aide de l’icône qui apparaît lorsque vous sélectionnez le cadre. Le texte de la table des matières peut être formaté comme n’importe quel autre texte.

Signets

Les signets de document créent des ancres dans un document et peuvent être utilisés pour naviguer dans le travail qui peut être réparti sur différents fichiers, dossiers ou comptes. Si vous avez accès au document, cliquer sur un lien Signet vous amènera à cet endroit particulier. C’est idéal pour la création de documents à grande échelle ou collaborative.

Image montrant l'icône présente une fois qu'un signet est ajouté à une page.

Pour en ajouter un, placez le curseur à l’endroit où vous souhaitez créer un lien et sélectionnez “Insérer -> Signet”. Une petite icône bleue apparaîtra à côté, et en cliquant dessus, vous aurez la possibilité de copier un lien ou de supprimer le signet. Les signets sont parfaits lorsque vous devez revenir et travailler sur une section. Je les utilise pour connecter des notes dans Google Keep à des sections qui nécessitent plus de travail.

Ruptures de documents

Il existe trois façons d’ajouter des sauts dans un document. Le premier d’entre eux est un saut de page et placera simplement tout contenu qui le suit sur une nouvelle page. Cela peut être utile pour une fin de chapitre ou pour éviter les lignes veuves ou orphelines dans votre texte. Lorsque vous l’utilisez, vous devez revenir en arrière et vérifier la chute des lignes sur vos pages au cas où vos sauts de page auraient fait quelque chose d’étrange.

Image montrant les options pour les sauts de section dans Google Docs.

Les sauts de page sont traités comme n’importe quel contenu de page ; ils peuvent être supprimés en plaçant le curseur en dessous et en appuyant sur retour arrière.

Les sauts de section sont plus utiles car ils peuvent être «continus», ce qui signifie que le contenu s’écoulera sur la même page que le saut, ou «page suivante», qui placera toujours un saut de page avant la section suivante. Les sections peuvent également avoir leurs propres paramètres de marge, ce qui est particulièrement utile dans les projets techniques.

Les sauts de section sont plus persistants que les sauts de page. Pour vous en débarrasser, rendez-les d’abord visibles (« Affichage -> Afficher les sauts de section »), puis placez votre curseur sur la fin de la ligne au-dessus du saut et appuyez sur le bouton Supprimer clé deux fois. Notez que cela va également supprimer la première lettre de votre section suivante.

Liens du projet

Image montrant certaines des options de lien dans Google Docs.
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Si votre projet devient trop complexe, il peut être préférable de le diviser en plusieurs documents, auquel cas l’option “Insérer -> Lien” sera très utile. Mettez en surbrillance un morceau de texte et sélectionnez-le, et vous aurez la possibilité de créer un lien vers l’un des éléments que vous avez configurés précédemment (titres ou signets) ou un élément Web lié à votre texte en surbrillance, ce qui est excellent pour la recherche.

Cette boîte de dialogue proposera également quelques suggestions de liens vers vos propres documents sur Drive liés au mot mis en surbrillance. Vous pouvez également cliquer sur “Rechercher plus”, ce qui ouvrira un volet sur la droite avec des suggestions du Web, de Google Images ou de vos propres dossiers Drive. Vous pouvez également, bien sûr, simplement coller une URL, telle que celle créée à partir de l’outil Signets ci-dessus.

Au-delà du travail et de la mise en forme de vos documents dans Google Docs, vous pouvez également citer des articles dans vos documents, ajouter des signatures et comparer deux documents dans Google Docs.

Découvrez également d’autres trucs et astuces sur Google Docs.

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