מדוע כדאי לאחסן את האימיילים שלך בארכיון וכיצד לעשות זאת

De ce ar trebui să vă arhivați e-mailurile și cum puteți face acest lucru
⏱️ 1 min read

זה מצחיק לראות באיזו מהירות הפתרונות הטכנולוגיים שלנו עוברים מפתרון דיגיטלי חזק לבעיה דיגיטלית שבירה. תסתכל על מיילים, למשל. חשבון דוא”ל אומר שלעולם לא תפספס הודעה שנשלחה אליך, נכון? החיסרון הוא שאולי לעולם לא תמצא הודעה כיוון שכמות המיילים שאתה מאחסן גדלה ובעצם כל המיילים מאוחסנים במקום אחד במחשב שלך ולכן חשופים לאובדן.

כמובן, זה אפשרי למחשב שלך להיות גיבוי (וכדאי לך אם זה עתה הבנת שלא עשית זאת), אבל גיבוי הוא דבר אחד – שחזור המיילים שלך בחזרה לתוכנית הדוא”ל שלך הוא דבר אחר.

יער אילנות (הארבורט...
יער אילנות (הארבורטום הלאומי)

ביצוע בעבודת יד

הדרך המהירה והקלה ביותר לגבות מיילים חיוניים היא, כמובן, לגרור אותם לתיקיה ולאחסן אותם בכונן USB. רוב תוכניות הדוא”ל ברוב הפלטפורמות פותחות דוא”ל רופף שככל הנראה יכלול את כל הקבצים המצורפים. זה נהדר, אבל העניין עם לקוח דוא”ל הוא שהוא שומר את הדוא”ל שלך במסד נתונים שניתן לחיפוש (תיאורטית). אוסף רופף של קבצים בתיקייה מגן על הנתונים, אבל הוא בשום אופן לא משאב שניתן לחיפוש.

אתה יכול להיות קצת יותר מאורגן לגבי זה ולגרור מיילים על הפעלת חשבון, מספרים סידוריים של מוצרים, קבלות רכישה וכו’.

פתרונות תוכנה חופשית

הפתרון הוא שירות ארכיון דואר אלקטרוני. תמצאו שם הרבה שירותים, אבל לרובם יש נימה ארגונית מאוד. יש כאלה, במיוחד הפופולריים MailStore פתרון, המציע גרסה חינמית של התוכנה הארגונית שלה לשימוש ביתי.

זהו פתרון הרבה יותר טוב לשמירה על בטיחות האימייל שלך ולא רק בטוחה אלא נגישה. בנוסף לגיבוי האימיילים שלך מחוץ לאתר למיקום דיגיטלי מרוחק, אתה יכול לשחזר את המיילים שלך בחזרה לנקודת המוצא בתוכנת הלקוח שלך. אתה יכול גם לחפש באימיילים בגיבוי פרטים רלוונטיים כמו שולח ותאריכים.

היתרון הגדול ביותר של שימוש בשירות ייעודי לארכיון דוא”ל, במקום גיבוי כללי מחוץ לאתר או ביצוע ידני, הוא פשוט: לא רק שניתן לחפש את המיילים שלך, הם ניתנים לשחזור. בתור יתרון צדדי, זה גם אומר שהודעות הדוא”ל שלך מאוחסנות במסד נתונים חיצוני גם מקלה על העברת הדוא”ל שלך. אם אתה מחליף מחשב, למשל אם אתה משדרג את מכונת שולחן העבודה הראשית שלך, אחד ממקורות הכאב הגדולים ביותר הוא הצורך להפעיל את לקוח הדוא”ל שלך מאפס מבלי שתהיה לך גישה לדוא”ל מדור קודם שלך.

עם גיבוי מחוץ לאתר שניתן לשחזר בקלות לכל לקוח, אתה יכול פשוט לקבל את כל האימיילים מהבוס שלך, מאשתך, מספק התוכנה הראשי שלך ולהמשיך כאילו כלום לא קרה. זה הרבה יותר קל מפריסת כלי ייצוא וייבוא ​​דוא”ל או פריצה ידנית למאגרי מידע, שהיה הפתרון הסטנדרטי מזה זמן רב.

כאשר אנו מתקדמים לקראת תקופה שבה כל חיי העבודה והבית שלך מאוחסנים בדוא”ל, הגיוני לנקוט בצעדים כדי להגן עליהם.

בפועל

שימוש ב-Mailstore כדוגמה, זה מאוד פשוט לשימוש. לאחר הורדת התוכנה והתקנתה, כאשר תפעיל אותה יוצג לך לוח מחוונים.

דואר אלקטרוני-ארכיון-mailstore-דשבורד

בצד שמאל יש לך רשימה מפורטת של כל הדוחות שאתה יכול לעשות.

email-archive-mailstore-left-column

במרכז יש לך קישורים למשימות נפוצות.

email-archive-mailstore-middle-column

ומצד ימין יש לך את לוח המחוונים שלך.

דוא

כדי להתחיל, עליך ללחוץ על הקישור “ארכיון דוא”ל” בעמודה המרכזית. זה מעביר אותך לחלונית ארכיון הדוא”ל.

email-archive-mailstore-archive

הקבצים נשלטים על ידי “פרופילים”, כך שכל אימייל שאתה רוצה לגבות צריך ליצור פרופיל. אתה יכול לעשות זאת על ידי הזנת האימייל שלך בשדה יצירת הפרופיל או על ידי בחירת פרוטוקול ספציפי מהתפריט הנפתח המתקדם.

email-archive-mailstore-advanced-settings

תתבקש להזין את הסיסמה שלך כדי לאשר גישה.

email-archive-mailstore-authorize-account

לאחר שהתוכנה תחפש את חשבון הדואר האלקטרוני שלך באינטרנט כדי לאמת אותו, הפרופיל החדש שלך ייווצר.

email-archive-mailstore-profile-created

פרופיל ייווצר בלוח המחוונים ותוכל כעת ללחוץ עליו פעמיים כדי להישמר בארכיון מהשרת במחשב שלך.

email-archive-mailstore-profile

הערה: מכיוון שהתוכנה מתקשרת ישירות עם שרת הדוא”ל שלך, מכונת ארכיון זו אפילו לא חייבת להיות מכונת הדוא”ל שלך, וזה שימושי עבור גיבויים מחוץ לאתר.

דוא

לאחר שהדבר נעשה, האימייל שלך יגובו ויחפש באמצעות תוכנת Mailstore.

סיכום

אני מקווה שזה נתן לך כמה רעיונות שיעזרו לך להרגיש שהאימיילים שלך הם משאב ולא ערימה של זבל. זה מיותר לשכב אותם אלא אם כן אתה מוצא את אלה שאתה צריך, ואחסון דוא”ל הוא ללא ספק צעד בכיוון הנכון.

אם יש לך מחשבות כלשהן על אחסון דוא”ל בארכיון, אנא הודע לנו בהערות למטה.

קרדיט תמונה: יורי סמוילוב

Join our Newsletter and receive offers and updates! ✅

0 0 votes
Article Rating
Avatar of Routech

Routech

Routech is a website that provides technology news, reviews and tips. It covers a wide range of topics including smartphones, laptops, tablets, gaming, gadgets, software, internet and more. The website is updated daily with new articles and videos, and also has a forum where users can discuss technology-related topics.

You may also like...

Subscribe
Notify of
guest
0 Comments
Inline Feedbacks
View all comments
0
Would love your thoughts, please comment.x