So erstellen Sie eine benutzerdefinierte Google Text & Tabellen-Vorlage ohne GSuite

Come creare un modello di documento Google personalizzato senza GSuite

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Se utilizzi Google Documenti per la maggior parte del tuo lavoro, potresti notare che utilizzi lo stesso layout di documento più e più volte. Invece di copiare la formattazione e gli stili dai vecchi documenti, è molto più facile creare un modello per quel tipo specifico di documento. In questo modo, quando vuoi produrre un nuovo documento di quel tipo, puoi caricare il modello di Google Docs e avere il lavoro banale già fatto per te.

Un tempo Google Docs aveva una funzione in cui si poteva creare un modello e inviarlo a una galleria di modelli. Ciò ha reso molto facile impostare un modello da utilizzare ripetutamente per nuovi documenti. Tuttavia, da allora Google ha rimosso i modelli personalizzati dai normali documenti Google e li ha spostati nel loro servizio GSuite, che richiede un pagamento regolare per essere utilizzato. Gli utenti regolari possono comunque utilizzare i modelli predefiniti di Google ma non caricarne di propri. Per gli utenti che non vogliono pagare solo per creare un modello, diamo un’occhiata a come creare manualmente un modello da soli.

Configurazione del modello

Per ottenere ciò, creeremo un documento che funga da modello. Se desideri creare un modello da zero, crea un documento vuoto facendo clic sul pulsante “nuovo documento” nella pagina principale di Google Documenti.

Se hai già un documento che utilizza il layout che desideri utilizzare, sentiti libero di usarlo. Ovviamente, ti consigliamo di rimuovere tutti i dati da esso in modo da poterlo utilizzare per documenti futuri. Per evitare di perdere del lavoro, puoi creare una copia di un documento aprendolo, quindi facendo clic su “File”, seguito da “Crea una copia …”. Questo creerà un file duplicato che puoi modificare liberamente per il tuo modello.

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Ora creeremo questo documento come modello. Per fare ciò, imposta il documento in modo che venga eseguita tutta la formattazione di base, ma non ci sono dati nei campi. In questo modo, quando utilizzeremo il modello in futuro, tutto ciò che dobbiamo fare è inserire i dati secondo necessità. Ad esempio, nello screenshot qui sotto, stiamo creando un modello per un documento che richiede i tuoi dati personali. L’abbiamo impostato in modo che tutti i campi siano presenti ma non contengano dati, quindi possiamo riempirli ogni volta che utilizziamo il modello.

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Se rende le cose più facili, sentiti libero di lasciare un testo segnaposto per ricordarti cosa va dove. Ad esempio, se hai un modello di lettera, potresti inserire del testo come “” e “” per ricordare a te stesso cosa inserire in quelle parti. Puoi anche formattare il testo segnaposto per adattarlo allo stile in cui desideri inserire le tue risposte, quindi senza gsuite non devi apportare le modifiche manualmente ogni volta.

Dopo aver impostato il modello nel modo desiderato, assegna al documento un nome memorabile. Ora che è impostato, hai un modello da utilizzare per i documenti futuri.

Trovare il modello

C’è un grosso problema, tuttavia: questo documento è praticamente identico a ogni altro documento nel tuo Google Drive! Se stai creando molti documenti, il tuo modello probabilmente si perderà tra di loro. Può essere frustrante dover cercare nei tuoi documenti Google ogni volta che desideri utilizzare il tuo modello. Rendiamo un po ‘più facile trovare il nostro modello quando ne abbiamo bisogno.

Creare una cartella

Un modo per farlo è creare una cartella chiamata “Templates” e inserirvi il documento. Innanzitutto, accedi a Google Drive. Quindi, fai clic con il pulsante destro del mouse su uno spazio non occupato da un file o una cartella e fai clic su “Nuova cartella”.

nuova-cartella-modello-google

Chiama questa cartella “Modelli”, quindi fai clic su “Crea”.

nome-cartella-modello-google

Ora sposta il modello nella cartella. Questo può essere fatto facendo clic e trascinandolo nella cartella o facendo clic con il pulsante destro del mouse sul file, selezionando “Sposta in …”, quindi selezionando la cartella del modello.

Poiché le cartelle di solito si trovano sopra i documenti, avremo sempre un chiaro accesso ai nostri modelli, indipendentemente dal numero di documenti creati.

Protagonista del modello

In alternativa, puoi aggiungere il documento a Speciali per individuarlo più facilmente in seguito. Per aggiungere un documento a Speciali, fai clic con il pulsante destro del mouse su Google Drive e fai clic su “Aggiungi a Speciali”.

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Quando fai clic sulla categoria “Speciali” a sinistra di Google Drive, vengono visualizzati solo i documenti che hai aggiunto a Speciali. Questo è un ottimo modo per ottenere un accesso facile e veloce a file cruciali.

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Utilizzando il modello

Ora che hai un modello impostato e in una posizione facile da trovare, puoi usarlo per rendere più facile la creazione di documenti. Per usarlo, fai semplicemente clic con il pulsante destro del mouse sul file in Google Drive e fai clic su “Crea una copia”. Se sei in Google Documenti, puoi creare una copia di un documento nello stesso modo in cui abbiamo fatto in precedenza in questo articolo.

google-template-copy

Dai alla copia un nome memorabile.

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Questo creerà una nuova copia del modello che potrai compilare come meglio credi. È ora possibile compilare i campi impostati in precedenza mantenendo intatto il modello originale per i documenti futuri.

Modelli complicati

Con Google che rimuove i modelli creati dagli utenti dai Google Docs di base, gli utenti devono ora creare e utilizzare manualmente i propri modelli. Ora sai come crearne uno, come renderlo facile da trovare e come usarlo per rendere più facile la creazione di documenti.

I modelli sono importanti per il tuo flusso di lavoro? Fateci sapere di seguito.