Come visualizzare e annullare le modifiche apportate in Google Docs

Cum să vizualizați și să reveniți la modificările făcute în Google Docs
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Uno dei maggiori vantaggi del lavorare su un documento nel cloud è la possibilità di condividerlo in tempo reale. Non devi più passare le modifiche per cercare di mantenere un documento coerente; ora tutti possono collegarsi allo stesso documento e persino modificarlo allo stesso tempo. Sebbene molto utili, ci sono problemi che sorgono naturalmente quando più persone modificano lo stesso documento. Un giorno potresti aprire il documento per scoprire che sono state apportate molte modifiche, alcune delle quali non sei d’accordo!

Per fortuna, con qualsiasi buon software che consenta l’editing collaborativo, c’è un modo per scoprire chi ha apportato le modifiche e ripristinare una versione precedente. Ecco come farlo in Google Docs.

Visualizzazione delle modifiche

In questo esempio analizzeremo un documento che ha subito delle modifiche. Qualcuno ha cercato di aggiungere un’immagine a questo articolo su Tutankhamon, ma così facendo hanno cancellato accidentalmente un paragrafo sopra l’immagine che parlava dei suoi primi anni di vita e dei suoi genitori.

Per fortuna, possiamo ancora recuperare il paragrafo, anche se è stato cancellato. Innanzitutto, fai clic su “File”, quindi su “Visualizza cronologia revisioni”. In alternativa, puoi premere il tasto di scelta rapida “Ctrl + Alt + Maiusc + H”, anche se questo potrebbe essere difficile da ricordare!

cronologia-revisioni-google-docs

Apparirà la cronologia delle revisioni. Quello che sta succedendo qui è che Google Docs “ricorda” i diversi stati dell’articolo mentre viene scritto. Registra anche chi ha scritto quale voce, così puoi guardare indietro e vedere chi ha modificato il documento.

Se passiamo attraverso la storia, possiamo vedere che il nostro documento è stato modificato da Paul:

google-docs-revisions-changes

Possiamo fare clic su ogni revisione per vedere le modifiche che sono state apportate in quella versione della cronologia del documento. Tieni presente che devi fare clic sulla casella di controllo “Mostra modifiche” nella parte inferiore della cronologia delle revisioni per visualizzarle.

google-docs-revisions-show

Quando si esaminano le modifiche all’interno di una revisione, qualsiasi testo modificato verrà colorato con lo stesso colore dell’utente che lo ha modificato. In questo caso, il colore di Paul è viola, quindi tutte le sue modifiche appariranno viola. Il testo colorato attraversato da una linea è ciò che l’utente ha eliminato, mentre il testo colorato senza una linea è ciò che è stato aggiunto.

Esaminando le modifiche, possiamo vedere il momento in cui Paul ha cancellato accidentalmente il nostro paragrafo:

google-docs-revisions-recover

Ora che sappiamo quando è stata apportata la modifica, è ora di ripristinarla!

Ripristino delle revisioni

Innanzitutto, selezioneremo la revisione appena prima che il paragrafo fosse eliminato.

google-docs-revisions-select

Ora, in alto a sinistra, c’è un pulsante chiamato “Ripristina questa revisione”. Fare clic su questo.

pulsante-revisioni-google-docs

Quindi, fai clic su “Ripristina” nel popup che appare.

google-docs-revisions-restore

Il documento ora torna al suo stato precedente. Notare che tutte le revisioni effettuate dopo il momento di questa specifica revisione vengono comunque salvate. Tornare a una revisione precedente non cancellerà o sovrascriverà automaticamente le revisioni successive. Possiamo usarlo per trasferire il contenuto aggiunto nelle revisioni più recenti in questo, in modo da poter mantenere il paragrafo eliminato assicurandoci anche che il lavoro del nostro collaboratore sia ancora intatto.

Funzione “Suggerimento” di Google Doc

In futuro, se vuoi evitare questi mal di testa, chiedi ai tuoi autori di abilitare la “Modalità suggerimento”. Puoi farlo facendo clic sulla casella in alto a destra che dice “Modifica” e cambiandola in “Suggerimenti”. Al momento della scrittura, non c’è modo di forzare gli autori a utilizzare questa modalità, quindi dovrai chiedere loro di farlo manualmente. Se stai modificando entrambi il file contemporaneamente, puoi farlo tramite la chat del documento.

suggerimento-revisioni-google-docs

Quando le persone modificano il documento con i suggerimenti abilitati, le modifiche verranno visualizzate come un suggerimento anziché come una modifica effettiva. Ciò significa che non puoi eliminare fisicamente il testo; se ci provi, Google Docs contrassegnerà semplicemente il testo per l’eliminazione. Allo stesso modo, se aggiungi qualcosa, Google Documenti lo aggiungerà come aggiunta suggerita all’articolo. Un registro di ogni modifica apparirà sulla destra e consentirà all’autore di spiegare le proprie modifiche, se lo desidera.

google-docs-revisions-highlights

Affinché le modifiche diventino “reali” devono essere accettate o rifiutate. Questo viene fatto dalle caselle che appaiono a destra di qualsiasi modifica.

pulsanti-suggerimento-google-docs-revisions

Se fai clic sulla casella di spunta, la modifica viene accettata e implementata nel documento corretto. Se fai clic sul simbolo della croce, la modifica viene ripristinata a ciò che era originariamente. Nell’esempio precedente, se il nostro collaboratore utilizzava i suggerimenti per apportare le modifiche, avremmo potuto accettare la richiesta di aggiunta della loro immagine e paragrafo e rifiutare la richiesta di cancellazione per il nostro paragrafo. Molto più facile!

Modifica delle modifiche

Quando si collabora con altri, può essere frustrante vedere parti importanti cancellate o modificate accidentalmente. Con la cronologia delle revisioni è possibile riposizionare l’ultimo stato ideale del documento e ripristinarlo. Ancora meglio, con la modalità “Suggerimenti” attivata, puoi esaminare ogni modifica e approvarla o rifiutarla come meglio credi.

Utilizzi regolarmente Google Documenti per collaborare ai documenti? Fateci sapere di seguito!

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Routech

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