Ce este un fișier PDF?  Avantajele și dezavantajele formatului PDF

Cos’è un file PDF? Vantaggi e svantaggi del formato PDF

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A volte, quando scarichi un documento da Internet, noterai che arriva in formato .PDF. Potresti anche aver notato che è difficile (se non impossibile!) Modificarlo e per aprirlo richiede il suo lettore. Per gli utenti più recenti, questa può sembrare una scelta confusa del tipo di file del documento. Perché le persone usano i file PDF? Non sarebbe meglio qualcosa come un file .DOCX?

In verità, i file PDF sono molto utili in quello che fanno! Sono stati un modo per inviare documenti digitalmente per molto tempo e non vedono alcun segno di andare via presto. Allora, perché le persone usano i file PDF quando inviano documenti e dove puoi usarli nella tua vita quotidiana?

I vantaggi dei file PDF

Per spiegare, torniamo alla domanda “i file .DOCX non saranno migliori.“Il problema qui è presumere che tutti sarebbero d’accordo con l’utilizzo di un file DOCX sui propri dispositivi. DOCX è un’estensione di file originata da Microsoft Word. Se altre persone desiderano aprire il documento, devono utilizzare Word o un editor di testo in grado di aprire / importare file DOCX. Anche se possono, la formattazione potrebbe essere confusa nel processo. Questo rende le cose un po ‘complicate per assicurarsi che tutti possano leggere il documento.

Per fortuna, molti sistemi operativi supportano completamente i documenti PDF. Ciò significa che non dobbiamo creare un documento appositamente per gli utenti di Microsoft Windows, uno per iOS, uno per Linux: possiamo semplicemente inserirlo in un file PDF e tutti possono leggerlo.

Quando utilizzare il formato .PDF

In quanto tale, il momento migliore per utilizzare un file PDF è quando non si ha idea del sistema operativo in cui verrà aperto il file. Supponiamo che tu stia scrivendo un manuale per un sito Web che gli utenti possono scaricare. Questo sito Web può essere visitato da persone su Windows, iOS, Linux e dispositivi mobili, quindi dobbiamo soddisfare le esigenze di tutti. In questo caso l’utilizzo del formato .PDF appaga tutti senza complicare le cose.

Ancora meglio, quando le persone scaricano il manuale, può aprirsi automaticamente all’interno del browser dell’utente. Browser come Chrome e Firefox hanno visualizzatori PDF integrati, così le persone possono leggere il tuo documento in modo rapido e semplice.

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È anche fantastico quando invii documenti tramite e-mail. Quando vuoi inviare un documento (come il tuo curriculum) a qualcuno, puoi usare un file DOCX per farlo. Questo può andare bene se il destinatario è sul proprio PC, ma se è in giro sul telefono, può essere difficile per lui leggere il documento. In questa situazione potresti voler allegare una versione PDF per coprire tutte le basi.

Svantaggi del formato .PDF

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Se qualcuno ti ha mai inviato un documento in formato .PDF e volevi modificarlo, hai già riscontrato uno dei principali svantaggi! Per essere visualizzato su più sistemi operativi, un file PDF è più simile a un’acquisizione digitale del documento originale che a uno reale. In quanto tale, la modifica di un file DOCX rispetto a un file PDF è un po ‘come modificare il testo su una lavagna rispetto alla modifica di una foto di detta lavagna. È possibile, ma molto più complicato!

Quando non usare il formato .PDF

Non utilizzare il formato .PDF quando desideri un “documento live” che altri possano modificare. È possibile aggiungere campi modificabili a un file PDF, ma per la modifica su vasta scala, il formato .PDF non è l’ideale. Se tutto va bene, se lavori con altri, saprai quali sistemi operativi stanno utilizzando e potrai concordare un tipo di file adatto a tutti. Come minimo, tutti possono utilizzare un servizio di documenti basato su cloud, come Google Docs. Salva i PDF per quando ne hai bisogno che tutti siano in grado di farlo leggere un documento; non usarlo quando tutti dovrebbero essere in grado di farlo modificare esso.

Decisioni documentali

Dato quanto sono diversi dagli altri documenti, può essere fonte di confusione sul motivo per cui viene utilizzato il formato .PDF. Ora sai perché e come vengono utilizzati, oltre ad alcuni casi in cui è meglio lasciarli stare.

Quanto usi i file PDF nella tua vita quotidiana? Dicci di seguito!