La guida completa ai filtri Todoist

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Se stai già utilizzando Todoist per tenere traccia della tua vita, potresti chiederti come puoi renderlo ancora più utile. La risposta semplice: filtri Todoist. Questi hanno il potere di semplificare e organizzare meglio tutte le tue attività, soprattutto quando hai aggiunto così tante cose da fare che non sai nemmeno da dove iniziare. La buona notizia è che puoi utilizzare i filtri integrati o crearne di tuoi. Continuate a leggere per saperne di più.

Cosa sono i filtri Todoist?

Todoist ha già una pratica barra di ricerca per trovare rapidamente le attività. I filtri di Todoist, però, fanno un ulteriore passo avanti permettendoti di creare ricerche personalizzate per quelle che usi spesso. Ad esempio, potresti creare un filtro per le chiamate o le e-mail a cui devi rispondere entro la fine della giornata. Puoi filtrare per tag e data di scadenza per vedere rapidamente solo quelle attività.

La guida completa alla ricerca di filtri Todoist

Se hai qualche centinaio di attività nella tua lista di cose da fare, scorrere semplicemente non è abbastanza. Anche se li categorizzi attentamente con tag e priorità, potresti comunque perdere tempo prezioso cercando di trovare ciò di cui hai bisogno e potresti facilmente perdere un compito importante.

Per vedere davvero quanto possono essere utili i filtri Todoist, immaginiamo che un professionista impegnato abbia diverse centinaia di attività elencate per la settimana. Questo potrebbe essere un misto di e-mail, chiamate, progetti e persino cose da fare mentre tornano a casa. Quando accedono per vedere le loro attività all’inizio della giornata, vogliono mettersi subito al lavoro.

Creano un filtro per mostrare prima solo le attività con priorità assoluta. Personalizzano ulteriormente il filtro per mostrare le attività in scadenza quel giorno, possibilmente anche le attività in scadenza prima di pranzo. Se gestiscono sempre le e-mail rimanenti dal giorno prima della prima cosa del mattino, personalizzerebbero il filtro ancora una volta per mostrare solo le attività e-mail. Improvvisamente, quell’elenco estremamente lungo mostra solo la manciata di compiti che la persona deve svolgere non appena inizia a lavorare quel giorno.

Lo stesso vale per quando partono per la giornata. Filtrano le attività per Home insieme al giorno corrente. Potrebbero anche filtrare per persona se volessero vedere le attività imminenti (come le attività scolastiche extrascolastiche) per i loro figli, coniuge, amici o organizzazioni di beneficenza.

I migliori filtri Todoist predefiniti

Per impostazione predefinita, Todoist ti offre alcuni filtri. Questi possono variare in base alla piattaforma che stai utilizzando. Ai fini di questo post, sto utilizzando la versione Web gratuita.

I seguenti filtri sono inclusi per impostazione predefinita senza che tu debba creare nulla:

  • Assegnato a me: elenca solo le attività che ti sono state assegnate
  • Priorità 1: elenca le attività etichettate come Priorità 1
  • Nessuna data di scadenza: elenca solo le attività senza una data di scadenza
  • Visualizza tutto: mostra tutte le tue attività in un elenco
La guida completa ai filtri predefiniti di Todoist

Se non li vedi tutti e quattro, non preoccuparti: potresti averne solo alcuni. Tuttavia, usali per testare il funzionamento dei filtri. Puoi anche fare clic sull’icona di modifica (matita) accanto a un filtro per visualizzare i dettagli della query utilizzata. Questo ti aiuta a familiarizzare con come creare i tuoi filtri.

La guida completa ai filtri di Todoist Query predefinita

Tra queste impostazioni predefinite, Priorità 1 e Assegnato a me sono probabilmente le più utili, poiché puoi vedere rapidamente quali potrebbero essere le tue attività più urgenti.

Creazione di filtri personalizzati

Nel grande schema delle cose, i filtri predefiniti di Todoist sono estremamente basilari e potrebbero non essere poi così utili. È allora che è meglio creare i propri filtri.

Per migliorare i filtri, è importante utilizzare etichette, date (se applicabili) e priorità durante la creazione delle attività. In caso contrario, è difficile creare filtri basati su tali criteri. Puoi creare etichette durante la creazione o la modifica di un’attività o utilizzando la sezione “Filtri ed etichette”.

La guida completa ai filtri Todoist Crea attività
  1. Per creare il tuo filtro, seleziona “Filtri ed etichette” nel riquadro a sinistra. Su Android, trascina il menu verso l’alto dal basso e seleziona “Filtri”. In iOS, tocca “
  1. Accanto a “Filtri”, seleziona “+” pulsante per aggiungere un nuovo filtro. (Per questo esempio, sto creando un filtro che mostra le attività scadute. Funziona bene per quelle attività che vengono trascurate ma devono ancora essere eseguite. Funziona solo se le attività hanno una data di scadenza.)
La guida completa ai filtri Todoist Crea filtro
  1. Inizia inserendo un nome per il tuo filtro. Usa qualcosa di descrittivo in modo da ricordare a cosa serve.
  2. Inserisci la query del filtro. In questo caso, è solo una sola parola: “in ritardo”. (Puoi anche usare “od.”) Puoi aggiungere altri dettagli, come un’etichetta, per vedere solo le attività scadute per un progetto specifico. Quindi, seleziona un colore per il filtro (se lo desideri). Trovo che la codifica a colori aiuti con la mia organizzazione personale. Infine, scegli se aggiungerlo ai tuoi preferiti. (Puoi farlo più tardi.)
  3. Fare clic su “Aggiungi” per creare il filtro.
La guida completa ai filtri Todoist Crea filtri scaduti

Quando fai clic sul nome del filtro ora, otterrai un elenco di attività scadute.

Quando si creano filtri di base, è necessario tenere a mente alcune cose:

  • Se la tua query si basa su un’etichetta, usa sempre il simbolo “@” prima del nome dell’etichetta, ad esempio “@lavoro”.
  • Se la tua query è basata su un progetto/sezione principale o solo su una sottosezione, usa sempre “#” prima del nome, ad esempio “#Posta in arrivo”.
  • Se vuoi che la tua query includa una sezione principale insieme a tutte le sue sottosezioni, usa “##” prima del nome.
  • Se vuoi escludere una sottosezione specifica, aggiungi un “!” prima del nome della sottosezione, ad esempio “##Posta in arrivo e !#Seguiti”. (Ciò include tutte le sezioni nella sezione padre Posta in arrivo, escluso qualsiasi cosa dalla sottosezione Follow-up).
  • Se desideri cercare sezioni con lo stesso nome in più progetti, utilizza “/” prima del nome, ad esempio “/ E-mail”, che potrebbe essere una sottosezione in più sezioni principali.

Per un elenco dei filtri più utili, non esitare a passare alla sezione Filtri più utili di seguito. Se vuoi maggiori informazioni, continua a leggere per vedere come creare filtri Todoist più avanzati.

Creazione di filtri Todoist avanzati

Creare un filtro di base è abbastanza semplice. Usa semplicemente il nome di un’etichetta, una sezione, una data o una parola o una frase specifica (come scaduto, ricorrente, nessuna data, nessuna etichetta). Tuttavia, non sei limitato a un singolo criterio di filtro. Ad esempio, nella sezione precedente, hai visto come escludere una sottosezione in un filtro.

Prima di creare filtri avanzati, dovresti sapere che alcuni tipi di filtri sono solo per utenti premium. Inoltre, gli utenti gratuiti sono limitati a soli tre filtri alla volta.

Per utilizzare più criteri, utilizzare i seguenti operatori:

  • “&” (e) – Usalo per combinare due criteri, come “Oggi e scaduti” o “Oggi e #Posta in arrivo”. Le attività devono soddisfare entrambi i criteri per poter fare l’elenco.
  • “|” (o) – Usalo per filtrare uno o l’altro criterio. Le attività possono soddisfare entrambi i criteri, ad esempio “Oggi | Priorità 1” o “@lavoro | @articolo.”
  • “!” (escludi) – Usalo per escludere qualcosa dal filtro. Ad esempio, potrei cercare attività nella mia Posta in arrivo che non sono etichettate come articolo con “#Posta in arrivo e [email protected]”.
  • Combina più filtri usando le virgole – Se desideri un filtro Todoist ancora più avanzato, crea più filtri e separali con le virgole. Ad esempio, cerca le attività con priorità 1 in scadenza domani e le attività con priorità 2 scadute con “p1 e domani, p2 e scadute”.
La guida completa ai filtri Todoist Filtro avanzato
  • “*” (carattere jolly) – Rendi il tuo filtro più comprensivo con un simbolo jolly. Ad esempio, cerca tutte le attività assegnate a chiunque abbia il cognome Crowder con “assegnato a: * crowder”.

È possibile inserire più criteri tra parentesi. Ad esempio, “(domani | scaduto) e #Posta in arrivo”. Questo mostrerebbe le attività che scadono domani o scadute e nella sezione Posta in arrivo.

Se ti piace creare filtri di ricerca in tutte le app di produttività che utilizzi, scopri come padroneggiare VLOOKUP in Excel e Fogli Google.

Filtri più utili

Per aiutarti a iniziare, Todoist ha un Generatore di query del filtro AI. Potrebbe non fare le cose nel modo giusto, ma può darti un punto di partenza.

La guida completa al generatore di filtri Todoist Filters

Se non sei sicuro da dove iniziare per creare i tuoi filtri, prendi in considerazione l’utilizzo di alcune delle query di filtro più utili, tra cui:

  • Assegnato da: nome – Trova compiti assegnati da una persona specifica. Puoi usare “me” come nome per te stesso.
  • Assegnato a: nome – Trova compiti assegnati a una persona specifica. Questo è ottimo per vedere solo i compiti assegnati a te. Assicurati solo di utilizzare il nome della persona su Todoist. Ad esempio, se il nome di qualcuno è Robert Jones, ma è elencato come Bob Jones in Todoist, utilizza Bob Jones nel filtro.
  • (oggi | in ritardo) & #NomeProgetto – Sostituisci #NomeProgetto con il progetto/sezione desiderato. Usalo ogni mattina per vedere cosa è dovuto oggi e cosa è in ritardo da ieri.
  • entro: data e in scadenza dopo: data – Visualizza le attività in scadenza prima o dopo una data specifica. Puoi utilizzare giorni o orari, ad esempio “in scadenza: 10 febbraio” o “in scadenza dopo le 16:00”.
  • ricorrente – Visualizza tutte le attività ricorrenti. Puoi anche aggiungere filtri etichetta o progetto/sezione per filtrare meglio la tua ricerca.
  • nessuna data, non c’è tempo, !assegnato – Questi sono perfetti per vedere tutte le attività che non hanno una data, un’ora o una persona assegnata. Se stai delegando e pianificando attività, puoi usarle spesso.
  • p1, p2, p3, e p4 – Filtro in base all’etichetta di priorità. Puoi anche utilizzare “nessuna priorità” per visualizzare le attività senza priorità elencate.
  • creato, creato primae creato dopo – Trova le attività create in, prima o dopo una data o un numero di giorni. Ad esempio, trova le attività create nelle ultime due settimane fa con “creato dopo: -14 giorni”. Oppure, vedi le attività create prima del 1° dicembre 2021 con “create prima del: 1° dicembre 2021”.
  • ricerca – Se vuoi eseguire una semplice ricerca per parola chiave, usa “cerca: parola chiave” per filtrare solo per quella parola. Combina questo con altri criteri per limitare la tua ricerca a una sola sezione o etichetta.

Trovare l’ispirazione per il filtro Todoist

Vuoi diventare un maestro dei filtri Todoist? Tutto ciò di cui hai bisogno è la giusta ispirazione. Il blog Doist ha 24 filtri incredibili e molto utili per organizzarti velocemente. Questi sono anche ottimi esempi di utilizzo di filtri più complessi.

Tuttavia, il posto migliore per trovare ispirazione o ottenere aiuto nella creazione di filtri avanzati è il r/todoist subreddit. La comunità attiva di oltre 40.000 persone è sempre felice di aiutare e mostrare i propri filtri, suggerimenti e trucchi di Todoist. Questo fiload esempio, riguarda specificamente la ricerca di ispirazione per i filtri.

Domande frequenti

1. Come posso accedere più velocemente ai miei filtri più utilizzati?

Se hai solo pochi filtri, andare alla sezione “Filtri ed etichette” non è un problema. Tuttavia, se hai dozzine di filtri, trovare quello giusto può richiedere molto tempo.

Puoi aggiungere qualsiasi filtro all’elenco dei preferiti (che compare nella barra laterale o nel menu delle app) facendo clic o toccando l’icona del cuore accanto al nome del filtro. Quindi, cerca semplicemente sotto Preferiti per il tuo filtro.

In alternativa, se conosci il nome o almeno una parte del nome del tuo filtro, inizia a digitarlo nella casella Cerca e fai clic sul risultato del filtro applicabile.

2. Posso filtrare le attività completate?

Al momento, i filtri di Todoist non si applicano alle attività completate. Per visualizzare le attività completate, apri il progetto applicabile, fai clic sull’icona del menu con tre punti accanto al progetto e seleziona “Mostra attività completate”.

3. Devo creare un filtro per tutte le mie ricerche?

No. Puoi inserire qualsiasi criterio di filtro nella casella Cerca. I filtri sono progettati per le ricerche eseguite spesso, in particolare per quelle complesse. Invece di digitarli ogni volta, fai semplicemente clic sul nome del filtro. Se c’è una ricerca che usi raramente, non è necessario salvarla come filtro se non lo desideri.

4. Come posso organizzare i miei filtri?

È facile che i filtri sfuggano di mano. Esistono diversi modi per tenerli organizzati:

  • Aggiungi il tuo più usato ai Preferiti.
  • Raggruppa filtri simili con etichette colorate.
  • Trascina e rilascia per organizzare i filtri nel modo desiderato nell’elenco Filtri ed etichette.
  • Se ci sono filtri che non usi più, eliminali. Meno filtri hai, più facile è trovare quello che ti serve.

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Routech

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