De ce ar trebui să vă arhivați e-mailurile și cum puteți face acest lucru

Perché dovresti archiviare le tue email e come puoi farlo

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È divertente vedere quanto velocemente le nostre soluzioni tecnologiche passano da una solida soluzione digitale a un fragile problema digitale. Prendiamo ad esempio le email. Avere un account di posta elettronica significa che non perderai mai un messaggio che ti viene inviato, giusto? Gli svantaggi sono che non puoi mai davvero trovare un messaggio una volta che la quantità di e-mail che memorizzi aumenta, e praticamente tutta la posta è archiviata in una posizione sul tuo computer e quindi vulnerabile alla perdita.

Ovviamente è possibile che il tuo computer sia sottoposto a backup (e dovresti farlo davvero se ti rendessi conto che non lo fai), ma avere un backup è una cosa: ripristinare le tue email nel tuo programma di posta elettronica è un’altra.

Farlo a mano

Il modo più semplice e veloce per eseguire il backup di e-mail importanti è, ovviamente, trascinarli in una cartella e archiviarli su un’unità USB. La maggior parte dei programmi di posta elettronica sulla maggior parte delle piattaforme aprirà un messaggio di posta elettronica sciolto che probabilmente includerà eventuali allegati. Va tutto bene, ma l’aspetto di un client di posta elettronica è che conserva le tue e-mail in un database (teoricamente) ricercabile. Una raccolta sciolta di file in una cartella protegge i dati, ma non è affatto una risorsa ricercabile.

Puoi essere un po ‘più organizzato al riguardo e trascinare le e-mail sull’attivazione dell’account, i numeri di serie del prodotto, le ricevute degli acquisti, ecc., Ma è un po’ una seccatura dover mantenere tutto aggiornato manualmente.

Soluzioni freeware

La soluzione è un servizio di archiviazione della posta elettronica. Troverai molti servizi là fuori, ma la maggior parte ha un tono molto aziendale. Ce ne sono alcuni, in particolare i popolari MailStore soluzione, che offre una versione gratuita del loro software aziendale per uso domestico.

Questa è una soluzione molto migliore per mantenere le tue e-mail al sicuro, e non solo sicure ma accessibili. Oltre a eseguire il backup delle e-mail fuori sede in una posizione digitale distante, è possibile ripristinare le e-mail nel punto in cui hanno avuto origine nel software client. Puoi anche cercare le e-mail nel backup per dettagli rilevanti come mittente e date.

Il più grande vantaggio dell’utilizzo di un servizio di archiviazione e-mail dedicato piuttosto che di un backup fuori sede generale o di farlo manualmente è semplice: le tue e-mail non sono solo ricercabili ma ripristinabili. Come vantaggio collaterale, ciò significa anche che avere le tue e-mail archiviate in un database esterno semplifica anche la migrazione delle tue e-mail. Se cambi computer, ad esempio se aggiorni il tuo computer desktop principale, una delle maggiori cause di problemi è dover avviare il tuo client di posta da zero senza avere accesso alla tua posta legacy.

Con un backup offsite che può essere facilmente ripristinato su qualsiasi client, puoi semplicemente inserire tutte le e-mail dal tuo capo, tua moglie, il tuo fornitore di software principale e continuare come se nulla fosse successo. Questo è molto più semplice che distribuire strumenti di esportazione e importazione di posta elettronica o hackerare manualmente i database, che è stata la soluzione standard per molto tempo.

Mentre passiamo a un momento in cui tutto il tuo lavoro e la tua vita domestica vengono archiviati nelle e-mail, ha senso prendere provvedimenti per proteggerlo.

In pratica

Usando Mailstore come esempio, è molto semplice da usare. Una volta che il software è stato scaricato e installato, eseguendolo ci si trova di fronte a una dashboard.

email-archivio-mailstore-dashboard

Sulla sinistra hai un elenco dettagliato di tutti i rapporti che puoi fare.

email-archivio-mailstore-colonna-sinistra

Al centro ci sono collegamenti per attività comuni.

email-archive-mailstore-middle-column

E a destra hai la tua dashboard.

email-archive-mailstore-right-column

Per iniziare è necessario fare clic sul collegamento “archivia email” nella colonna centrale. Questo ti porta al pannello di archiviazione della posta elettronica.

archivio-email-archivio-mailstore

Gli archivi sono governati da “profili”, quindi ogni email di cui desideri eseguire il backup deve creare un profilo. Puoi farlo digitando la tua email nel campo di creazione del profilo o selezionando un protocollo specifico dal menu a discesa avanzato.

email-archivio-mailstore-impostazioni-avanzate

Ti verrà chiesto di inserire la tua password per autorizzare l’accesso.

email-archivio-mailstore-autorizza-account

Una volta che il software ha eseguito il polling del tuo account di posta elettronica su Internet per verificarlo, verrà creato il tuo nuovo profilo.

email-archivio-mailstore-profilo-creato

Verrà creato un profilo nella dashboard e ora puoi fare doppio clic su di esso per essere archiviato dal server alla tua macchina.

email-archivio-mailstore-profilo

Nota: poiché il software parla direttamente al tuo server di posta, questa macchina di archiviazione non deve nemmeno essere la tua macchina di posta elettronica, il che è utile per i backup off-site.

email-archivio-mailstore-elaborazione

Una volta fatto, verrà eseguito il backup della tua posta elettronica e sarà possibile effettuare ricerche utilizzando il software Mailstore.

Conclusione

Spero che questo ti abbia dato alcune idee per aiutarti a sentire che le tue e-mail sono una risorsa e non un mucchio di spazzatura. È inutile averli in giro a meno che tu non riesca a trovare quelli di cui hai bisogno, e l’archiviazione della posta elettronica è sicuramente un passo nella giusta direzione.

Se hai qualche idea sull’archiviazione delle e-mail, faccelo sapere nei commenti qui sotto.

Credito immagine: Yuri Samoilov

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