7 dicas de tarefas da Microsoft para ajudá-lo a realizar mais

7 dicas de tarefas da Microsoft para ajudá-lo a realizar mais
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Estamos todos ocupados, o que significa que a maioria de nós está procurando qualquer tipo de alavanca que pudermos encontrar para usar nosso tempo com mais eficiência e fazer mais. Embora existam inúmeros aplicativos de produtividade por aí, Microsoft To-Do é uma ótima opção para quem procura um aplicativo gratuito e relativamente fácil de usar. Se você usa o Microsoft To-Do, pode usar essas sete dicas para fazer mais.

1. Datas de vencimento do cronograma

Embora você possa adicionar tarefas à sua lista de tarefas pendentes da Microsoft sem quaisquer outras estipulações, geralmente é útil incluir datas de vencimento para que você possa priorizar os itens com base em quando deve concluí-los. Felizmente, é fácil adicionar datas de vencimento a qualquer tarefa, tanto ao criá-la quanto editando a tarefa depois de adicioná-la à lista.

Ao adicionar uma nova tarefa, você pode adicionar uma data de vencimento pressionando “Definir data de vencimento” no canto inferior esquerdo. Você também pode fazer com que a tarefa se repita com a freqüência necessária ou definir um lembrete, se necessário.

Para adicionar uma data de vencimento ou editar uma em uma tarefa já criada, clique na tarefa e toque em “Adicionar Data de Vencimento” para selecionar uma data. Se a tarefa já tiver uma data de vencimento, você pode tocar nela para fazer alterações.

2. Use meu dia para planejar com antecedência

O aplicativo de tarefas pendentes da Microsoft inclui uma lista exclusiva chamada “Meu dia”. Esta lista pode ajudá-lo a organizar tarefas de qualquer uma de suas listas em um único lugar – além disso, você pode adicionar tarefas únicas a esta lista sem inseri-las em qualquer outro lugar. Para alguém que faz malabarismos com várias listas de tarefas no aplicativo Tarefas da Microsoft, My Day pode realmente ajudá-lo a gerenciar seu tempo com sabedoria para que nenhuma tarefa seja perdida.

Microsoft To Do Myday View

Para adicionar um novo item ao Meu dia, basta clicar no balão do sinal de mais (+) no canto inferior direito da tela. A partir daí, adicione uma tarefa como faria com qualquer outra lista e pressione a marca de seleção para salvar. Se você não atribuir esta tarefa a uma lista existente, o aplicativo irá salvá-la automaticamente na lista “Tarefas”, além de sua lista Meu dia.

Você também pode adicionar itens de suas outras listas de tarefas ao Meu dia, pressionando o botão que diz “Sugestões” na parte inferior central da tela. Se um item que você deseja adicionar ao Meu dia não aparecer em “Sugerido”, você pode ir para a lista onde salvou o item, abrir a tarefa e escolher “Adicionar ao Meu dia” nas opções listadas abaixo do título da tarefa.

MS para fazer sugestões para o meu dia

Se você usar Meu dia, lembre-se de que a lista é redefinida à meia-noite diariamente, portanto, todas as tarefas que você não realizar naquele dia sairão da lista. No entanto, eles aparecerão na seção “Sugestões” para que você possa adicioná-los novamente à sua lista.

3. Personalizar listas

Às vezes é difícil distinguir facilmente qual lista de tarefas é quando você olha rapidamente para elas. No entanto, o Microsoft To-Do oferece algumas ótimas opções de personalização de lista para ajudá-lo a evitar esse problema.

Microsoft To Do Customize Emoji

Em primeiro lugar, você pode nomear cada lista de tarefas como quiser e pode até incluir emojis no título. Isso pode ajudá-lo a decifrar facilmente sua lista de tarefas de trabalho, digamos, de sua lista de tarefas domésticas ou lista de compras de supermercado. Você pode adicionar emojis às suas listas em dois lugares: no lugar do ícone da lista de verificação padrão ou no título da lista.

Para adicionar o ícone ao ícone da lista de verificação, abra o menu para renomear a lista e clique no botão de emoji (o rosto com um sinal de mais) para selecionar um emoji para a lista. Para adicionar um emoji ao título, basta abrir os emojis no teclado do smartphone e digitá-los como faria com as letras.

Lista personalizada de tarefas pendentes da MS

Além de usar emojis, você também pode personalizar o tema de cada lista de tarefas para ajudá-la a se destacar. Você pode personalizar a coloração da lista com uma das 14 opções de cores que a Microsoft oferece ou escolher um tema de foto (mas apenas entre as opções fornecidas pela Microsoft).

4. Crie subtarefas para permanecer no caminho certo

Embora algumas das tarefas da lista de tarefas possam ser simples, outras podem envolver várias etapas. Estudos mostram que quebrar essas tarefas maiores em etapas menores, na verdade, aumenta sua produtividade. Felizmente, o Microsoft To-Do torna esse processo fácil de fazer com subtarefas ou etapas.

Lista de etapas de tarefas da Microsoft

Depois de criar uma tarefa, clique na tarefa para editá-la. Nesse menu, você tem a opção de “adicionar etapa”, que cria subtarefas dentro da tarefa. Você pode adicionar quantas etapas forem necessárias, marcar cada etapa à medida que as conclui e acompanhar seu progresso com o contador de quantas etapas existem em comparação com quantas você concluiu.

A criação de subtarefas pode realmente ajudar a garantir que você não perca nenhuma etapa do processo ao concluir tarefas mais complexas. No entanto, mesmo depois de marcar todas as etapas em uma tarefa, o Microsoft To-Do não marcará automaticamente a tarefa principal, então você ainda precisará marcar toda a tarefa de sua lista de tarefas depois que todas as etapas forem concluído.

5. Use tags (#Tags) para classificar tarefas

Às vezes, tarefas de listas diferentes requerem a mesma concentração, itens ou localização. Nesses casos, provavelmente faz sentido que você as faça ao mesmo tempo, mas pode ser difícil perceber isso se você não puder olhar todas as suas listas de tarefas simultaneamente. No entanto, o Microsoft To-Do torna isso bastante simples por meio do uso de hastags.

MS para fazer pesquisa de hashtag

Você pode adicionar tags ao criar a tarefa pela primeira vez ou editando a tarefa após sua criação. Além disso, você pode adicionar tags em qualquer parte da tarefa, como título, nota ou até mesmo subtarefas na tarefa principal. Independentemente de onde você adicionar a tag, você ainda verá a tarefa quando pesquisar a tag usando a pesquisa no canto superior direito da página principal do aplicativo.

6. Compartilhe suas listas de tarefas pendentes da Microsoft

Quer você trabalhe com uma equipe inteira ou tenha uma lista de compras em execução para sua casa, há momentos em que você precisa compartilhar uma lista de tarefas pendentes da Microsoft com outra pessoa. Felizmente, é bastante fácil de fazer por texto ou e-mail.

Lista de Tarefas Pendentes da Microsoft

Para compartilhar sua lista com outra pessoa, basta clicar no ícone “Compartilhar” no canto superior direito da lista. A partir daí, você terá a opção de enviar um convite para qualquer pessoa por e-mail, mensagem de texto ou até mesmo um aplicativo de mídia social ou aplicativo de mensagens instantâneas como o Slack.

Depois de compartilhar a lista com outras pessoas, eles poderão adicionar tarefas eles próprios ou você pode atribuir tarefas a qualquer pessoa que tenha acesso à lista. Você também pode revogar o acesso à lista a qualquer momento nas configurações de “Gerenciar acesso”.

7. Programe um atalho do Siri To-Do da Microsoft (para usuários do iPhone)

Se você tem pouco tempo e usa um iPhone, pode aumentar sua produtividade ainda mais adicionando um atalho da Siri para tarefas pendentes da Microsoft. Para adicionar um atalho da Siri, siga estas etapas:

  1. Nas configurações de tarefas, selecione “Atalhos da Siri”.
  2. Toque no ícone de adição (+) ao lado do item ao qual deseja adicionar um atalho (como adicionar uma tarefa ou abrir uma lista).
  3. Escolha a frase que deseja usar com o Siri para executar a tarefa e, em “fazer”, selecione a lista à qual deseja que o item seja adicionado e defina quaisquer etapas adicionais com o botão “Mostrar mais”.
  4. Depois de escolher todas as configurações necessárias, clique em “Voltar -> Adicionar ao Siri”.

perguntas frequentes

1. Como o Microsoft To-Do pode me ajudar a trabalhar com mais eficiência?

Microsoft To-Do é um aplicativo de gerenciamento de tarefas simples que oferece muitos recursos gratuitamente. Com o To-Do, você pode criar listas de tarefas, adicionar subtarefas, compartilhar listas e colaborar com outras pessoas, e integrar sua lista de To-Do com o Calendário do Outlook ou outros aplicativos.

2. Quais aplicativos podem ser integrados ao Microsoft To-Do?

Como a maioria dos outros aplicativos da Microsoft, o Microsoft To-Do se integra facilmente com qualquer coisa da família Office 365. No entanto, a integração com a maioria dos aplicativos fora da família Microsoft requer um aplicativo de automação de terceiros como o Zapier.

3. Quais são as limitações do Microsoft To-Do?

Embora o Microsoft To-Do ofereça muitos recursos excelentes, ele vem com algumas limitações. Por exemplo, To-Do não oferece muito em termos de integração com aplicativos de terceiros. Além disso, você não pode adicionar notas ou datas de vencimento às subtarefas, apenas à tarefa principal. Também não há uma maneira de acessar relatórios sobre sua produtividade, o que algumas pessoas consideram benéfico.

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