Sfaturi simple pe care le puteți utiliza pentru a organiza mai bine fișierele în Dropbox

Dicas simples que você pode usar para organizar melhor os arquivos no Dropbox

O Dropbox é uma ferramenta de produtividade fantástica baseada em nuvem, oferecendo armazenamento offline e acesso às suas coisas em qualquer lugar em que você possa executar um navegador. Mas o problema com despejos de arquivo de qualquer tipo é que eles podem ficar muito desorganizados se você não tomar muito cuidado.

Neste artigo, veremos como renovar seu Dropbox e transformá-lo de uma pilha de coisas em um recurso organizado.

Recurso vs. Desordem

Existe uma diferença marcante entre uma pilha de coisas e um recurso. Algumas pessoas, por exemplo, têm enormes pilhas de lixo ao redor de suas mesas e dirão que precisam guardar tudo porque há informações importantes em algum lugar.

Obviamente, isso não é ideal e extremamente ineficiente. O material que você tem não é um recurso se você não puder acessar nenhum deles. Uma biblioteca é um recurso, mas aquela pilha de recibos, manuais de software, impressos e cabos ao lado de uma mesa é apenas uma bagunça.

É claro que isso duplica na era digital, quando a desordem se instala nos computadores e nas nuvens de armazenamento offline também.

1. Reduza a desordem

Em primeiro lugar, libere espaço – analise todos os arquivos do seu Dropbox e exclua tudo o que estiver desatualizado, irrelevante ou duplicado. Obviamente, se você tiver apenas alguns arquivos, isso é fácil de fazer manualmente.

Uma boa dica é classificar os arquivos em cada pasta como “Modificado” clicando no cabeçalho da coluna. Às vezes, é mais fácil ver quais arquivos estão desordenados e quais estão em uso, observando a frequência com que você os acessa. É seguro dizer que, se um arquivo não foi alterado em dois anos, você provavelmente não o está mais usando.

Uma boa estratégia é usar um aplicativo de gerenciamento de terceiros como JoliCloud para fornecer um acesso um pouco melhor aos dados do arquivo e torná-los mais fáceis de organizar. Faça login com seu Facebook ou ID do Google para acessar.

Depois de entrar, você pode adicionar outras contas de armazenamento em nuvem para torná-lo uma solução multifuncional para o gerenciamento de nuvem.

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Já que estamos falando sobre arquivos, aqui vai uma dica profissional: há um recurso oculto no Dropbox que armazena “histórico” ou versões anteriores de arquivos. Clique com o botão direito em qualquer arquivo e você pode restaurar uma versão anterior. Isso é útil se você acidentalmente sobrescrever um arquivo, copiando-o sobre uma versão anterior, enquanto move as coisas.

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Crie pastas e agrupe seus arquivos por tipo. Se você já tem pastas em seu Dropbox, considere criar novas pastas principais e arraste e solte as pastas existentes nelas. Procure manter todas as suas pastas em uma tela, já que rolar para cima e para baixo é uma perda de tempo. Para Vídeos, Áudios, Gráficos, etc., certifique-se de intitular suas pastas principais apropriadamente.

Se você tiver centenas de arquivos em muitas pastas, talvez precise trabalhar de maneira mais inteligente e usar ferramentas para auxiliar no processo.

2. Encontre duplicatas

Os usuários do Android têm muita sorte nesse aspecto. o Sem nuvens O aplicativo permite que você faça login no seu espaço na nuvem (e isso é qualquer espaço na nuvem, como o Dropbox, mas também Google Drive, Onedrive, Box e Mega) e obtenha muitas estatísticas e informações que não estão disponíveis para você como um usuário padrão do Dropbox, tamanhos de arquivo por exemplo.

Em circunstâncias normais no Dropbox, você só pode ver os tamanhos dos arquivos se clicar nos arquivos, e só então o tamanho aparece à direita do arquivo no cabeçalho. Muito estranho.

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Obviamente, o mais importante para reduzir o uso de espaço é a busca por duplicatas. O mesmo arquivo em dois diretórios diferentes ocupa desnecessariamente o dobro do espaço que deveria. Isso pode significar a diferença entre você continuar usando o Dropbox gratuitamente e ter que abrir uma conta Premium.

Usuários de Windows e Mac podem querer experimentar um aplicativo de desktop como Easy Duplicate Finder (EDF) para localizar arquivos duplicados. EDF permite que você faça login em sua conta do Dropbox e selecione as pastas que deseja incluir e excluir.

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Em seguida, você pode pesquisar as pastas e obter um relatório de quais arquivos estão duplicados.

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3. Compartilhe e cancele o compartilhamento da mesma forma

Outra coisa que você pode tentar limpar é desconectar-se dos arquivos compartilhados. Não é imediatamente óbvio no início, mas o seu espaço de arquivo no Dropbox é composto por arquivos que você carregou pessoalmente e arquivos em espaços de outras pessoas que são compartilhados com você. Em termos reais, os arquivos compartilhados são “copiados” para o seu espaço, embora estejam supostamente vinculados, pois a alocação de arquivos conta em seu total.

Para verificar quanto espaço você ocupou em compartilhamentos, clique em seu nome de conta (com sua imagem), em Configurações e na guia Conta. Ele listará como seus arquivos estão organizados e o quanto você compartilhou.

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Verifique as propriedades de compartilhamento de arquivos individuais clicando com o botão direito e depois compartilhando. Clique na lista suspensa ao lado do seu nome e clique em “remover meu acesso” para se desconectar dos arquivos, liberando espaço.

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Você também pode verificar os arquivos que compartilha (por motivos de segurança, você pode querer revogar o acesso) clicando no link Compartilhamento

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e itens de Links no menu do lado esquerdo:

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Conclusão

Portanto, o uso de todas essas técnicas pode economizar espaço (e, portanto, dinheiro) e tornar seu Dropbox mais eficiente, reduzindo a quantidade de arquivos, arquivos compartilhados e duplicados, e reorganizando seus arquivos e pastas.

Se você gostou deste artigo ou tem algumas dicas adicionais sobre como usar o Dropbox para compartilhar conosco, informe-nos nos comentários abaixo.

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