Microsoft Listeleri Nedir ve Nasıl Başlanır?

Herhangi bir ekibi yönetmek, özellikle de uzaktan çalışıyorsanız zorlu bir görev olabilir. En son isteyeceğiniz şey, çalışanlarınızın kendilerine hangi görevlerin verildiğini, ne zaman biteceklerini vb. bilmemeleridir.

Microsoft Listeleri, daha iyi bir ekip lideri olmanıza yardımcı olmak için oluşturulmuş bir platformdur. Kaynakları, insanları veya verileri yönetmek için sezgisel bir ortam sunar ve benzersiz ihtiyaçlarınıza göre özelleştirmenize olanak tanıyan uzun bir özellik listesiyle birlikte gelir. Bu makalede, Microsoft Listelerinin bazı temel özelliklerine ve kullanım örneklerine göz atacağız ve bununla nasıl başlayabileceğinizi göstereceğiz.

Microsoft Listeleri nedir?

Microsoft Listeleri kişilerin ve kuruluşların fikirlerini ve iş akışlarını akıcı bir ortamda yönetmelerine yardımcı olmak için tasarlanmış bir hizmettir. SharePoint ile çeşitli benzerliklere sahip olan Microsoft Lists, büyük ölçekli ekip tabanlı işlemleri gruptaki herkes için yönetilebilir ve somut hale getiren ortak bir platform sağlar.

Microsoft List, işleri düzenli tutan ve herkes için anlaşılması kolay basit bir tasarımla durumları, fotoğrafları, son tarihleri, bağlantıları ve daha fazlasını tek bir yerde kaydetmenize olanak tanır. Tüm ekibinizin projeler konusunda aynı sayfada olduğundan emin olmak için organize etme, yönetme ve izleme yetenekleri sağlar. Doğal olarak, tüm ekip üyelerinin çok çeşitli iş senaryolarını ele almaya daha iyi hazırlanmaları için kurumsal iletişimi geliştirir.

Listeler ile ilgili en iyi şey, Microsoft 365 ekosisteminin bir parçası olmasıdır; bu, tüm verilerinizin Word, Excel, Powerpoint vb. gibi diğer Microsoft uygulamaları arasında eşitlendiği anlamına gelir. Başka bir deyişle, tarayıcı sekmeleri arasında gezinmeniz gerekmez. ve kayıtlı verilerinize ulaşmak için uygulamalar.

Microsoft Listeleri Ne İçin Kullanılır?

Microsoft Listeleri çok yönlü bir platformdur ve düzenleme gerektiren çok sayıda şey için kullanılabilir. Farklı görev türlerini yönetmek için birden fazla şablon sağlar ve ayrıca çok özelleştirilebilir. İşte bazı yaygın kullanım durumları:

organize etmek

Daha önce bir planlayıcı, planlayıcı veya yapılacaklar listesi kullandıysanız, Microsoft Listeleri ile kendinizi evinizde bulacaksınız. Verilerinizi düzgün görünümlü bir pano görünümünde ayırmanıza ve düzenlemenize yardımcı olmak için benzer mekanizmalar kullanır. Bir kişinin aynı platformda farklı ekipleri aynı anda yönetebilmesi için birden fazla liste oluşturma seçeneği ile birlikte gelir.

Örneğin, bir web sitesi işletiyorsanız, iki ayrı liste oluşturmak için Microsoft Listelerini kullanabilirsiniz. Bu listelerden biri içerik ekibini yönetmek için kullanılabilirken, diğeri SEO ekibini takip etmek için kullanılabilir. Bu şekilde, pencereyi değiştirmek zorunda kalmadan birden fazla insan grubunu organize etme olanağına sahipsiniz.

Görev yönetimi

Bu platformun en popüler kullanım örneklerinden biri görev yönetimidir ve bunun nedeni Listeler ile bunu çok temiz ve düzenli bir şekilde yapabilmenizdir. Her takım için kolayca yeni listeler oluşturabilir ve kişilere görevler atayabilir, son tarihler belirleyebilir, dosya ekleyebilir ve her bir görevi tamamlamak için gereken tüm bilgileri platformun kendisinde yapabilirsiniz.

Proje yöneticileri, bekleyen, devam eden veya bitmiş görevleri açıkça görebildikleri için iş akışlarını da takip edebilirler. Platform, belirli görevleri hassas olarak işaretleme seçeneği sunar, böylece siz ve ekibiniz, tüm bunları gerçek zamanlı olarak önce neye öncelik vermeniz gerektiğini bilirsiniz.

Artık Lists çevrimiçi bir uygulama olduğundan, birden fazla ekip üyesi aynı görevi gerçek zamanlı olarak işbirliği yapabilir, görüntüleyebilir ve düzenleyebilir. Ekip üyelerinin iletişim kurmasını çok kolaylaştırır ve üretkenliklerini artırır.

Varlık Yönetimi

Microsoft Listeleri, şirket varlıklarınızı yönetmek için özel bir şablonla birlikte gelir. Başka bir deyişle, şirketinizin çalışanlarına verdiği kaynakları takip etmek için kullanabilirsiniz.

Örneğin, şirketiniz birden fazla cihaz ve yazılım yayınladıysa, giriş ve çıkış tarihlerini, cihazı şu anda kullanan kişiyi, cihazın onarıma ihtiyacı olup olmadığını ve daha fazlasını takip etmek için Microsoft Listelerini kullanabilirsiniz.

İnsan kaynakları yönetimi

Çok sayıda başvuruyla uğraşıyorsanız, özellikle birden fazla kişi tarafından inceleniyorsa, yeni çalışanları işe almak ve işe alıştırmak zorlu bir görev olabilir. Microsoft Listeleri, tüm işe alma sürecini organize eden, kurulumu çok kolay şablonlarla birlikte gelir.

Bunu, görüşmecilerin tüm başvuruları ve durumlarını takip etmelerine yardımcı olarak yapar. Yeni insanları işe almak söz konusu olduğunda, tüm ekibin veya belirli kişilerin aynı sayfada olmasına izin verirler.

Müşteri Bilet İzleyici

Listeler uygulamasının bir başka popüler kullanım durumu, onu bir bilet izleyici olarak kullanmaktır. Müşterilerinizin veya müşterilerinizin şikayetlerini bildirmek için bir çağrı oluşturabilecekleri bir genel liste oluşturabilirsiniz. Bu biletler otomatik olarak düzenlenir ve ilgili ekiplere atanır, bu da iletişim süresini kısaltır ve müşterilerinize daha hızlı ve daha verimli bir şekilde daha iyi hizmet vermenize yardımcı olur.

Örneğin, bir SaaS işletmesi işletiyorsanız ve müşterilerinizle şikayetleri ve sorguları hakkında iletişim kurmak için bir Google formu kullanıyorsanız, bunu daha verimli hale getirmek için Microsoft Listelerini kullanabilirsiniz. Listeler, manuel olarak yapılmasına gerek kalmaması için sorumlu ekiplere belirli biletleri otomatik olarak atayabilir.

Önceden var olan şablonları kullanabileceğiniz ve bunları kullanım durumunuza göre özelleştirebileceğiniz için bu tür bilet takip panolarını kurmak da çok kolaydır.

Microsoft Listelerine Nasıl Başlanır?

Artık Microsoft Listelerinin tüm özelliklerini ve kullanım örneklerini tartıştığımıza göre, uygulamayı kullanmaya başlarken bilmeniz gereken birkaç önemli şeye göz atalım.

1. Bir Liste Oluşturun

1. Microsoft 365 uygulama başlatıcınızdan Microsoft Listeleri uygulamasını başlatın. Veya doğrudan şu adresten de erişebilirsiniz: listeler.live.com.

2. “Yeni liste” düğmesine tıklayın.

3. Şimdi, ekranınızın sağ üst köşesinde bulunan “Boş liste” seçeneğine tıklayın.

Not: Burada, listenizi hızlı bir şekilde oluşturmak için önceden ayarlanmış birden çok şablon arasından seçim yapabilirsiniz. Bu makalenin amacı için boş bir liste kullanacağız.

4. Listenize bir ad ve isteğe bağlı bir açıklama verin. Ek olarak, listenizi renkle kodlamayı seçebilir ve hatta ona atanmış benzersiz bir simgeye sahip olabilirsiniz. Ardından, “Oluştur” u tıklayın.

5. Şimdi, oluşturulan projeler hakkında daha fazla ayrıntı eklemek için kullanılan çalışma alanınıza bazı alanlar (sütunlar olarak bilinir) eklemenin zamanı geldi. Örneğin, görevlerin son tarihini gösteren bir “Tarih ve saat” sütunu veya bu belirli görevin kime atandığını vb. gösteren “Kişi” sütununu ekleyebilirsiniz. Bu sütunları eklemek için “Sütun ekle”yi tıklayın ve seçin. açılır menüden oluşturmak istediğiniz sütun türü.

6. Ayrıntıları ekledikten sonra “Kaydet”e tıklayın. Çalışma alanınızı kullanım durumunuza göre düzenlemek ve özelleştirmek için birden çok sütun oluşturmak için aynı işlemi tekrarlayın.

7. Yeni sütunlarınız artık listede olacak.

2. Ekip Üyeleri Ekle

Artık çalışma alanınızı kurduğunuza göre, ekip üyelerinizi davet etmenin zamanı geldi.

1. Ekip üyelerinizi listenize eklemek için sağ üst taraftaki “Erişimi yönet” düğmesine tıklayın.

2. Ardından, bağlantıyı ekibinize göndermek için “Paylaş”a tıklayın.

3. Bağlantıyı paylaşmadan önce, “Bağlantıya sahip olan herkes düzenleyebilir” seçeneğinin etkinleştirildiğinden emin olarak izleyicilere düzenleme erişimi de verdiğinizden emin olun.

4. Son olarak, “Kopyala”ya tıklayın ve bağlantınızı tüm ekip üyelerinizle paylaşın.

3. Görevler Oluşturun ve Atayın

1. Yeni bir görev oluşturmak için sol üst köşedeki “Yeni öğe ekle”ye tıklayın.

2. Şimdi devam edin ve görevinize bir ad verin.

3. Görevleri, “Atanan” altındaki dosyaya basarak ve söz konusu kişiyi seçerek ekip üyenize atayın.

4. Kişinin gereksinimleri bilmesi için görevin bir tanımını yazın.

5. “Bir tarih girin” alanına basarak görev için bir teslim tarihi belirlemeyi unutmayınız.

6. İlerlemesini belirtmek için yeni görevinize bir durum ekleyin. Birine bir görev atadıktan sonra, onu “Atandı” olarak değiştirebilirsiniz. Söz konusu kişi üzerinde çalıştığını belirttiyse, “Devam Ediyor” olarak etiketleyebilirsiniz.

7. Tüm değişiklikleri yaptıktan sonra, devam etmek için alttaki “Kaydet”e tıklayın.

8. Yeni göreviniz, tüm takım arkadaşlarınızın ilerlemesini görüntüleyebileceği, düzenleyebileceği veya takip edebileceği listenizin ana sayfasında güncellenecektir.

9. İstediğiniz kadar görev ekleyebilirsiniz ve bunlar çalışma alanınızın ana sayfasında görüntülenecektir.

4. İş Akışınızı Takip Edin

Siz ve ekip üyeleriniz, yukarıda açıklandığı gibi, yalnızca durumunu değiştirerek herhangi bir görevin iş akışını takip edebilirsiniz. Ancak, bunu yapabilmek için önce listenize bir durum sütunu eklemeniz gerekir.

1. Yukarıda size gösterdiğimiz gibi “Sütun ekle”ye tıklayın ve giriş değişkeniniz olarak “Seçim” tipini seçin.

2. Listenize “Durum” sütununu ekledikten sonra, siz ve ekip üyeleriniz bir açılır liste getirmek için durum kutusuna tıklayabilir ve Atandı, Devam Ediyor veya Tamamlandı gibi seçenekler arasından seçim yapabilirsiniz.

3. Bu kurulum yerindeyken, üyeler görevlerinin durumunu temsil edecek bir durum seçebilirler.

4. Yeni durum daha sonra tahtada görünecektir.

5. Yorum bırakın

Durumların yanı sıra, iletişim kurmak ve iş akışınızı takip etmek için yorumları da kullanabilirsiniz.

1. Görevinize yorum eklemek için görev adına tıklayın.

2. Ardından, yorum alanına gidin ve yorumunuzu yazın.

3. Yazmayı bitirdikten sonra, yorumunuzu görev kartına eklemek için oku tıklayın.

4. Yorumunuz artık o karta erişimi olan tüm izleyiciler tarafından görülebilir ve ekibiniz buna yanıt verebilir veya kendi yorumlarını ekleyebilir.

Sıkça Sorulan Sorular

Resim kredisi: Microsoft Ojash Yadav’ın tüm ekran görüntüleri